Bimbingan Ke- II

Bimbingan ke - II
Tanggal 03 Oktober 2014

BAB  I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Penelitian

Tekonologi menjadi sangat penting bagi kehidupan manusia karena kebutuhan untuk memperoleh data dan informasi yang dituntut harus cepat dan akurat. Dengan adanya teknologi informasi, maka dapat mempermudah kita dalam memperoleh data dan informasi dengan cepat dan akurat. Bagi Perusahaan-perusahaan serta organisasi telah mengalihkan perhatian ke penggunaan teknologi komputer sebagai pengganti kertas yang selama ini digunakan sebagai alat menyimpan data dan informasi dalam jumlah yang sangat besar. Selain meningkatkan efisiensi kerja, komputer tentunya akan meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap kinerja perusahaan atau kantor tersebut.

Seperti yang kita ketahui peranan keuangan sangatlah penting, sehingga perlu dikembangkan suatu aplikasi akuntansi yang sangat membantu menghasilkan informasi laporan keuangan yang dibutuhkan secara efektif, mudah dan cepat. Laporan keuangan arus kas dapat diketahui dari buku penerimaan kas dan pengeluaran kas di suatu lembaga yang di hasilkan perhari, perminggu, perbulan, dan rekap pertahun, pada akhir bulan dalam laporan keuangan arus kas terdapat informasi operasional penerimaan kas dan operasional pengeluaran kas.

AMIK Wahana Mandiri yang beralamat di Jl.Cabe Raya No.51 Pondok Cabe, Pamulang, Tangerang Selatan yang bergerak pada bidang pendidikan. Penulis magang di AMIK Wahana Mandiri pada bagian administrasi yang bertugas mendata semua transaksi yang kemudian akan dijadikan sebuah laporan keuangan dengan cara menginput semua transaksi harian. Sistem operasional penerimaan dan pengeluaran kas dan bank pada AMIK Wahana Mandiri dalam pembuatan laporan sudah dilakukan secara komputerisasi tapi belum digunakan sebagai mana mestinya yang digunakan hanya untuk menginput transaksi, karena menggunakan Microsoft Excel sebagai pembuatan laporannya.

Oleh karena itu, maka dibuat sebuah “Perancangan Sistem Informasi Penerimaan dan Pengeluaran Kas dan Bank Pada AMIK Wahana Mandiri Berbasis PHP dan MySQL”, yang diharapkan dapat meningkatkan efisiensi kerja devisi keuangan tanpa harus mengkhawatirkan terjadinya kerusakan atau kehilangan data.

1.2 Rumusan Masalah

Dari latar belakang masalah diatas, maka penulis membuat rumusan masalah, yaitu :

a.   Apakah sistem informasi penerimaan dan pengeluaran kas dan bank pada AMIK Wahana Mandiri sudah terkomputerisasi?

b.    Bagaimana membuat sistem informasi penerimaan dan pengeluaran kas dan bank  berbasis web?

c.    Bagaimana meningkatkan penyajian aplikasi penerimaan dan pengeluaran kas dan bank secara lebih mudah dan tepat waktu?

d.    Apa saja kelemahan atau kekurangan aplikasi dalam pembuatan laporan penerimaan dan pengeluaran kas dan bank yang sedang berjalan?

1.3 Ruang Lingkup

Dalam biro keuangan khususnya kasir, kegiatan  utamanya yaitu penginputan transaksi harian dan biaya kuliah menggunakan Microsoft Excel, penginputan menggunakan aplikasi General Ledger yang kemudian akan disesuaikan dengan data di Microsoft Excel dan pemeriksaan jurnal harian, buku besar, neraca dan laporan laba ruginya. Dalam penyusunan laporan tugas akhir ini penulis memberikan batasan masalah untuk menghindari permasalahan yang terlalu luas dan penyimpangan yang tidak diinginkan

Aplikasi ini dibatasi hanya pada proses transaksi harian, khususnya proses penerimaan dan pengeluaran kas dan bank, tidak sampai pada perhitungan neraca dan laporan laba rugi. Perancangan system informasi penerimaan dan pengeluaran kas dan bank pada AMIK Wahana Mandiri ini menggunakan php dan MySQL.

1.4 Tujuan dan Manfaat

1.4.1     Tujuan Penelitian

Adapun tujuan yang ingin dicapai adalah untuk membuat perancangan sistem aplikasi jauh lebih sederhana dan mudah digunakan dengan tujuan sebagai berikut :

a.    Melakukan pembuatan aplikasi keuangan yang baru untuk mempermudah pekerjaan devisi keuangan.

b.    Mepersingkat waktu proses penginputan atau penjurnalan transaksi keuangan.

c.    Melakukan pemeliharaan data secara lebih teratur.

1.4.2     Manfaat Penelitian

a.    Manfaat bagi devisi keuangan AMIK Wahana Mandiri

1. Pembuatan laporan secara terkomputerisasi menghasilkan laporan penerimaan dan pengeluaran kas dan bank lebih mudah dan tepat waktu.

2.    Dengan pembuatan sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas sehingga bisa mendapatkan hasil kinerja laporan yang lebih efektif.

b.    Manfaat bagi Penulis

1.    Memahami proses akuntansi secara umum pada AMIK Wahana Mandiri.

2.    Menarapkan ilmu – ilmu yang diperoleh selama kuliah.

3. Untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan program Studi Manajemen Informatika jenjang Diploma III dengan konsentrasi komputer akuntansi di AMIK Wahana Mandiri.

1.5 Metode Penelitian

Pada perancangan sistem informasi penerimaan dan  pengeluaran kas dan bank pada AMIK Wahana Mandiri berbasis PHP dan MySQL yang saya buat, metode penelitian yang penulis gunakan yakni teknik pengumpulan data menggunakan:

a.    Metode Observasi

Observasi mempunyai beberapa kebaikan dibandingkan dengan teknik pengumpulan data yang lainnya. Observasi dilakukan untuk mendapatkan gambaran sistem berjalan secara utuh baik memahami kelebihan dan kekurangan system yang berjalan. (Sucipto S. , 2011)

Observasi yang dilakukan penulis yaitu dengan pengumpulan data-data dan pengamatan langsung sebagai bahan pembuatan makalah maupun untuk pembuatan programnya langsung dari biro keuangan.

b.    Studi Pustaka

Studi pustaka yaitu pengumpulan data dengan menggunakan atau berpedoman pada buku-buku, jurnal dan referensi dari internet yang dilakukan dan dapat dijadikan acuan pembahasan dalam masalah berhubungan dengan penyusunan tugas akhir ini.

c.    Metode Interview

Interview merupakan metode pengumpulan data dengan wawancara atau yanya jawab langsung dengan responden sehingga akan mendapatkan data yang relevan.

1.6 Sistematika Penulisan

Secara garis besar laporan ini disusun kedalam V bab, dimana setiap bab menerangkan hal-hal sebagai berikut,

BAB I Pendahuluan

Pada bab ini menjelaskan tentang  gambaran umum latar belakang, rumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metode penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II Landasan Teori

Pada bab ini menguraikan tentang konsep dasar sistem, sistem Informasi, sistem Informasi Akuntansi, basis data dan teori pendukung judul lainnya.

BAB III Analisa Sistem

Pada bab ini menjelaskan tentang Tinjauan Organisasi,rancangan sistem yang sedang berjalan yang meliputi use case diagram, class diagram, actifity diagram, diagram sequence dan perancangan tampilan yang menguraikan langkah-langkah pembuatan sistem aplikasi penerimaan dan pengeluaran kas dan bank yang dibantu dengan aplikasi lainnya yang berhubungan dengan teori-teori yang dijelaskan pada bab sebelumnya.

BAB IV Perancangan Sistem

Pada bab ini menjelaskan rancangan system yang diusulkan, diagram rancangan sistem menggunakan UML seperti Use Case diagram, Class diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram dan rancangan tampilan sistem yang diusulkan.

BAB V Penutup

Pada bab ini menjelaskan kesimpulan  dari apa yang telah diuraikan pada bab sebelumnya serta saran-saran yang diharapkan mendapatkan hasil yang lebih sempurna  dan berguna bagi pengembangan aplikasi ini dimasa yang akan datang, daftar pustaka yang berisi sumber-sumber yang dipergunakan dalam penulisan makalah ini.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem

2.1.1     Pengertian Sistem

Suatu sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Suatu sistem dapat terdiri dari system-sistem bagian (subsistem). Misalnya, sistem komputer terdiri dari sub sistem perangkat keras dan subsistem perangkat lunak. Masing-masing subsistem dapat terdiri dari subsistem- subsistem yang lebih kecil lagi. Subsistem perangkat keras (hardware) dapat terdiri-dari alat masukan, alat pemroses dan simpanan luar. Subsistem-subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk suatu kersatuan sehingga dicapai suatu kesatuan yang terpadu atau terintegrasi. (Eti Rochaety, 2011)

2.1.2     Karakteristik Sistem

Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya (Sucipto S. M., 2011) :

a.    Komponen Sistem. Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lain dan bekerja sama membentuk satu kesatuan.

b.   Batasan Sistem. Merupakan batasan-batasan yang ada dalam mencapai tujuan dari system, dimana batasan ini dapat berupa prosedur, biaya-biaya, personel, peralatan dan mekanisme pengolahan.

c.    Lingkungan Luar Sistem. Baik dan buruknya kinerja sistem dapat dipengaruhi oleh lingkungan luar sistem.

d.    Penghubung Sistem. Untuk dapat berkomunikasi satu sub sistem dengan yang lain didukung adanya penghubung, input suatu sistem dapat berasal dari output sub sistem yang lain.

e.    Masukan sistem. Input merupakan bagian dari sistem yang bertugas untuk menerima data masukan.

f.   Keluaran sistem. Output merupakan keluaran atau tujuan akhir dari sistem output dapat berupa laporan dan grafik.

g.   Pengolahan sistem. Proses merupakan bagian yang merespon masukan data menjadi informasi sesuai dengan keinginan penerima: klasifikasi, peringkasan, pencaharian.

h.    Sasaran sistem, merupakan sesuatu yang dapat dicapai dari perpaduan input, proses, dan output yang berupa sasaran (objective) atau tujuan(goal).
    Control. Merupakan pengawasan dari pelaksanaan pencapaian tujuan sistem, yang berupa control input, control output dan control pengoperasian. 

2.1.3     Konsep Dasar Informasi

Informasi merupakan kumpulan data yang telah diolah baik bersifat kualitatif maupun kuantitatif dan memiliki arti lebih luas. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu Informasi harus akurat, Tepat pada waktunya dan relevan; (Eti Rochaety, 2011)

a)    Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa menyesatkan.

b)    Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak bolehnterlambat. Informasi yang sudah using tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan.

c)    Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya

2.7 Sistem Informasi

Sistem Informasi adalah suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan.

Tujuan sistem informasi adalah untuk menyediakan dan mensistematiskan informasi yang merefleksikan seluruh kejadian atau kegiatan yang diperlukan untuk mengendalikan operasi suatu organisasi [Budihar95]. Sedangkan kegiatan yang dimaksud adalah mengambil, mengolah, menyimpan, dan menyampaikan informasi (komunikasi) yang diperlukan di dalam mengoperasikan seluruh aktifitas organisasi yang bersangkutan.

Kriteria sistem informasi merupakan variable keluaran sistem yang dianggap sebagai ukuran unjuk-kerja.kriteria umum tersebut mencakup:

a.    Debit. Jumlah data dan informasi yang mengalir (bits) per-satuan waktu.

b  Response-time. Waktu antara event, reaksi tehadap event sampai dengan proses terhadap event selesai dilakukan.

c.    Cost. Biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh informasi dari data (makin rendah makin baik).

d.  Pemenuhan Fungsi. Fungsi-fungsi yang didefinisikan (requirements) harus dapat dijalankan sebagaimana direncanakan.

2.8 Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan suatu kerangka pengkordinasian sumber daya (data, materials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa Informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi bagi pihak – pihak yang berkepentingan.

Tujuan sistem informasi akuntansi adalah untuk menyediakan informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan yang dilaksanakan oleh aktivitas yang disebut pemroses Informasi. Sebagian dari keluaran yang diperlukan oleh pemroses informasi disediakan oleh sistem pemroses transaksi, seperti laporan keuangan dari sistem pemroses transaksi.

Siklus akuntansi secara garis besar menggambarkan proses proses pengidentifikasian bukti transaksi, pencatatan transaksi ke dalam jurnal umum (posting ke general ledger), pengelompokan bukti-bukti transaksi kedalam golongan transaksi yang sama ke dalam buku besar (ledger), meringkas bukti transaksi ke dalam nerfaca saldo (trial balance). (Lilis Puspitawati, 2014)

Gambar 2.8 Siklus Akuntansi

a.    Data Transaksi

Transaksi dapat didefinisikan sebagai aktifitas  perusahaan yang berkaitan dengan masalah ekonomi/keuangan. Aktivitas perusahaan yang berkaitan dengan masalah keuangan harus dicatatkan dalam pembukuan perusahaan yang nantinya digunakan untuk membuat laporan keuangan perusahaan. Untuk mencatat transaksi  tersebut perusahaan  harus menggunakan bukti fisik yang isinya menjelaskan bahwa pada tanggal tersebut terjadi aktivitas ekonomi beserta rincian uang yang diterima/dikeluarkan. Bukti transaksi bisa berupa faktur/invoice, kuitansi atau nota debet/kredit.

b.    Jurnal Umum 

Jurnal umum merupakan media pertama yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan sesuai dengan urutan terjadinya dengan mendebit dan mengkredit jumlah moneter transaksi

c.    Jurnal khusus

Jurnal khusus jurnal yang dibuat ketika transaksi tertentu sering terjadi atau selalu berulang-ulang terjadi, misalnya untuk penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan dan pembelian.

d.    Buku besar

Buku besar media untuk mengklasifikasikan akun-akun yang telah dicatat dalam jurnal ke dalam satu catatan yang sama.

e.    Neraca saldo

Neraca saldo daftar ringkasan akun di buku besar dengan saldo debit dan kreditnya yang disajikan untuk waktu tertentu.

f.     Jurnal Penyesuaian

Jurnal Penyesuaian merupakan jurnal yang dipergunakan untuk menyesuaikan saldo perkiraan-perkiraan dibuku besar pada akhir periode pembukuan.

g.    Kertas Kerja atau Neraca Lajur

Kertas kerja/neraca lajur merupakan form/kertas/catatan yang digunakan untuk membuat ringkasan mengenai pembukuna perusahaan yang terdiri dari kolom neraca saldo, kolom penyesuaian,, kolom neraca saldo penyesuaian,kolom laporan laba rugi, dan kolom neraca.

2.9 Unified Modeling Technique (UML)

Permodelan adalah sistem perancangan sebelum melakukan pengkodean (coding). Dalam membuat program Perancangan Sistem Aplikasi Penerimaan dan pengeluaran kas dan bank pada AMIK Wahana Mandiri ini penulis menggunakan permodelan sistem dengan UML (Unified Modelling Language). Unified Modelling Language (UML) adalah sebuah “Bahasa” yang telah menjadi standar dalam industri untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan system piranti lunak. UML menawarkan sebuah standar untuk merancang model suatu sistem.

Metode permodelan Pengambangan Sistem Informasi Perputakaan Online secara umum akan digambarkan dalam use case diagram, Class Diagram, Sequence Diagram dan Activity Diagram.

2.9.1     Use Case Diagram

Use Case diagram menunjukkan sekumpulan use case, actor dan hubungannya. Diagram usecase berguna untuk menvisualisasikan, menspesifikasikan dan mendokumentasikan kebutuhan system dan merupakan pusat permodelan perilaku system, subsistem dan kelas. Use case merupakan interaksi antara actor eksternal dan system, hasil yang dapat diamati oleh actor, berorientasi pada tujuan, dideskripsikan pada diagram use case dan teks. (Sucipto S. , Konsep dan Teknik Pengembangan Sistem Berbasis Teknologi Informasi, 2011)

Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada diagram use case:

NO	GAMBAR	NAMA	KETERANGAN
1		Actor	Menspesifikasikan himpuan peran yang pengguna mainkan ketika berinteraksi dengan use case.
2		Dependency	Hubungan dimana perubahan yang terjadi pada suatu elemen  mandiri (independent) akan mempengaruhi elemen yang bergantung padanya elemen yang tidak mandiri (independent).
3		Generalization	Hubungan dimana objek anak (descendent) berbagi perilaku dan struktur data dari objek yang ada di atasnya objek induk (ancestor).
4		Include	Menspesifikasikan bahwa use case sumber secara eksplisit.
5		Extend	Menspesifikasikan bahwa use case target memperluas perilaku dari use case sumber pada suatu titik yang diberikan.
6		Association	Apa yang menghubungkan antara objek satu dengan objek lainnya.
7		System	Menspesifikasikan paket yang menampilkan sistem secara terbatas.
8		Use Case	Deskripsi dari urutan aksi-aksi yang ditampilkan sistem yang menghasilkan suatu hasil yang terukur bagi suatu aktor
9		Collaboration	Interaksi aturan-aturan dan elemen lain yang bekerja sama untuk menyediakan prilaku yang lebih besar dari jumlah dan elemen-elemennya (sinergi).
10		Note	Elemen fisik yang eksis saat aplikasi dijalankan dan mencerminkan suatu sumber daya komputasi

Tabel 2.9.1 Use Case Diagram

2.4.2     Class Diagram

Class diagram mendeskripsikan jenis-jenis objek dalam system dan berbagai hubungan statis yang terdapat diantara mereka. Diagram kelas juga menunjukkan  properti dan operasi sebuah kelas dan batasan-batasan yang terdapat dalam hubungan – hubungan objek tersebut.

Class diagram menggambarkan struktur dan deskripsi class, package dan objek beserta hubungan satu sama lain seperti containment, pewaris, asosiasi, dan lain-lain (Yuni Sugiarti S. M., 2013).

Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada class diagram:

NO	GAMBAR	NAMA	KETERANGAN
1		Generalization	Hubungan dimana objek anak (descendent) berbagi perilaku dan struktur data dari objek yang ada di atasnya objek induk (ancestor).
2		Nary Association	Upaya untuk menghindari asosiasi dengan lebih dari 2 objek.
3		Class	Himpunan dari objek-objek yang berbagi atribut serta operasi yang sama.
4		Collaboration	Deskripsi dari urutan aksi-aksi yang ditampilkan sistem yang menghasilkan suatu hasil yang terukur bagi suatu aktor
5		Realization	Operasi yang benar-benar dilakukan oleh suatu objek.
6		Dependency	Hubungan dimana perubahan yang terjadi pada suatu elemen mandiri (independent) akan mempegaruhi elemen yang bergantung padanya elemen yang tidak mandiri
7		Association	Apa yang menghubungkan antara objek satu dengan objek lainnya

Tabel 2.4.2 Class Diagram

2.4.3     Sequence Diagram

Diagram sequence menggambarkan kaelakuan/prilaku objek pada use case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dan message yang dikirimkan dan diterima antar objek. Oleh karena itu untuk menggambar diagram sequence maka harus diketahui objek-objek yang terlibat dalam sebuah use case beserta metode-metode yang dimiliki kelas yang diinstansiasi menjadi objek itu.

Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada sequence diagram:

NO	GAMBAR	NAMA	KETERANGAN
1		LifeLine	Objek entity, antarmuka yang saling berinteraksi.
2		Message	Spesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi
3		Message	Spesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi

Tabel 2.4.3 Sequence Diagram

2.4.4     Activity Diagram

Activity diagrams menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam system yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses parallel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi.

Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada Activity diagram:

NO	GAMBAR	NAMA	KETERANGAN
1		Actifity	Memperlihatkan bagaimana masing-masing kelas antarmuka saling berinteraksi satu sama lain
2		Action	State dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi
3		Initial Node	Bagaimana objek dibentuk atau diawali.
4		Actifity Final Node	Bagaimana objek dibentuk dan dihancurkan
5		Fork Node	Satu aliran yang pada tahap tertentu berubah menjadi beberapa aliran

Tabel 2.4.4 Activity Diagram

2.5     Metode Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem dilaksanakan melalui tahapan-tahapan yang dilakukan oleh analis, setelah menganalisa dapat menggunakan metode pengembangan sistem dengan fasilitas yang menggunakan alat-alat (tools), teknologi yang dibutuhkan. Analis sistem (Systems Analyst) adalah orang yang menganalisis sistem (mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan.

2.6     Pengenalan Basis Data

Basisdata adalah kumpulan data (elementer) yang secara logic berkaitan dalam mempresentasikan fenomena/fakta secara terstruktur dalam domain tertentu untuk mendukung aplikasi pada system tertentu. Basisdata adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang merefleksikan fakta-fakta yang terdapat di organisasi.

Basisdata mendeskripsikan state organisasi/perusahaan/system. Saat satu kejadian muncul di dunia nyata mengubah state organisasi/perusahaan/system maka satu perubahan pun harus dilakukan terhadap data yang disimpan di basisdata. Basisdata merupakan komponen utama system informasi karena semua informasi untuk pengambilan keputusan berasal dari data di basisdata. Pengelolaan basisdata yang buruk dapat dapat mengakibatkan ketidaktersediaan data penting yang digunakan untuk menghasilkan informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan (Bambang Hariyanto).

2.7     Teori Pendukung Judul

2.7.1     Laporan Penerimaan Kas

Dalam perusahaan, penerimaan kas dapat berupa uang tunai ataupun berupa cek atau giro bilyet. Apabila perusahaan menerima uang tunai maka uang tunai akan dihitung terlebih dahulu secara manual oleh bagian penerimaan kas/kasir, selanjutnya bagian penerimaan kas akan menginput data penerimaan uang tersebut kedalam proses komputer untuk kemudian disimpan didatabase penerimaan kas, output dari dari pemrosesan ini adalah dihasilkannya laporan penerimaan kas.

Laporan penerimaan kas bersama bukti penerimaan kas tersebut untuk selanjutnya akan diserahkan bagian jurnal untuk dicatatkan dalam buku besar kemudian diarsipkan. Uang kas yang diterima untuk selanjutnya disetorkan ke bank bersama bukti setoran yang telah dipersiapkan sebelumnya oleh bagian pemeriksa kas.

2.7.2     Laporan Pengeluaran Kas

Siklus pengolahan transaksi pengeluaran kas menggambarkan aktivitas dikeluarkannya uang kas perusahaan untuk melakukan pembelian persediaan barang/jasa, atau melakukan pembayaran yang berkaitan dengan biaya operasional perusahaan, misalnya membayar gaji pegawai.

Pengeluaran kas yang berkaitan pembelian barang/jasa biasanya dilakukan untuk membayar utang dagang perusahaan kepada pemasok. Sistem pengeluaran kas dirancang dengan tujuan adanya pengendalian internal terhadap aktivitas pengeluaran kas. Untuk pengeluaran kas yang jumlajnya relatif besar, maka biasanya perusahaan menggunakan cek. Sedangkan untuk pengeluaran kas yang relatif kecil perusahaan dapat mempergunakan uang tunai/kas. Uang tunai biasanya digunakan untuk melakukan pembayaran  materai/perangko, biaya transport, biaya pengiriman paket/dokumen dan lain sebagainya.

2.7.3     PHP

Bahasa pemrograman PHP merupakan bahasa pemrograman untuk membuat website yang bersifat server-side scripting. PHP dapat dijalankan dalam berbagai macam sistem operasi seperti windows, linux, dan Mac OS. Selain apache, PHP juga mendukung beberapa web server lain, seperti Microsoft  IIS, Caudium, dan PWS.

PHP dapat memanfaatkan database untuk menghasilkan halaman yang dinamis. Sistem manajemen databse yang sering digunakan bersama PHP adalah MySQL. Sama seperti web server lainnya, PHP juga bersifat open source sehingga setiap orang dapat menggunakannya dengan gratis (Komputer, Sistem Informasi Penjualan Online Untuk Tugas Akhir, 2014). Pemrograman PHP sangat cocok dikembangkan dalam lingkungan web, karena PHP bisa diletakkan pada script HTML atau sebaliknya. PHP dikhususkan untuk pengembangan web dinamis.

2.7.4     MySQL

Pada perkembangannya, MySQL disebut juga SQL yang merupakan singkatan Structured Query Language. SQL merupakan bahasa terstruktur yang khusus digunakan untuk mengolah database. MySQL dapat digunakan untuk membuat dan mengolah database beserta isinya. Anda dapat memanfaatkan MySQL untuk menambahkan, mengubah, dan menghapus data yang berada dalam database.

MySQL merupakan system manajemen database yang bersifat relational. Artinya, data yang dikelola dalam databse akan diletakkan pada beberapa tabel yang terpisah sehingga memanipulasi data akan menjadi lebih cepat (Komputer, Sistem Informasi Penjualan Online Untuk Tugas Akhir, 2014).

2.7.5     Apache

Apache adalah merupakan web server yang bersifat open source yang digunakan oleh PHP. Karna sifatnya yang open source, sehingga bisa diambil, digunakan, bahkan bisa mengubah kode programnya tanpa harus membayar. Apache bertugas untuk menampilkan hasil proses script PHP yang ditulis oleh pembuat halaman web, sehingga dihasilkan halaman web yang benar dan dapat juga suatu database diakses terlebih dahulu misalnya MySQL, untuk mendukung halaman web yang dihasilkan. (Buana, 2014)

2.7.6     Dreamweaver

Dreamweaver merupakan salah satu program aplikasi yang digunakan untuk membuat dan membangun sebuah website, baik secara grafis maupun dengan menuliskan kode sumber secara langsung.

Adobe dreamweaver memudahkan pengembang website untuk mengelola halaman-halaman website dan aset-aset yang ada dalam website itu sendiri. Aset-aset yang ada dalam website antara lain gambar (image), animasi flash, video, suara, dan lain sebagainya. Selain itu, Adobe dreamweaver juga menyediakan fasilitas untuk melakukan pemrograman scripting, seperti ASP (Active Server Page), JSP (Java Server Page), PHP (Hypertext Preprocessor), Javascripts, ColdFusion, CSS (Cascading Style Sheet), XML, dan lain sebagainya (Komputer, 2014)

           

BAB III

ANALISA SISTEM

3.1 Tinjauan Organisasi

3.1.1     Sejarah Singkat Organisasi AMIK Wahana Mandiri

Pendirian Akademik Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK) Wahana Mandiri atau disingkat dengan nama AMIK Wahana Mandiri, tidak terlepas dari keberadaan Yayasan Boedihardjo Sastrohadiwirjo atau disingkat dengan nama Yayasan Boe Sas. Yayasan Boe Sas adalah suatu badan yang bergerak dibidang sosial dan pendidikan. Didalam bidang pendidikan, para pendiri yayasan yang didasari oleh kesadaran ingin berperan aktif menunjang program pemerintah dalam usaha mencerdaskan bangsa. Sebagai sisi dari mata uang yang tak terpisahkan, yayasan ini juga berdampingan dengan sebuah grup usaha yang bernama Boedihardjo Group (BG). Sebagai sebuah grup usaha, Boedihardjo group merangkum beberapa kegiatan usaha yang terutama bergerak di bidang transportasi. Beberapa dari usaha transportasi antara lain adalah PT Deraya Air Service, PT Jemla ferry, PT.Derazona Air Charter, dan lain –lain beserta anak perusahaan dan cabang-cabangnya.

Yayasan BoeSas didirikan di Jakarta pada tanggal 18 September 1987 dihadapan notaris Sri Rahayu, No. 40. Yayasan ini juga telah terdaftar pada kantor Pengadilan Negeri Jakarta Pusat No. 319/1987, pada tanggal 10 Desember 1987. Berdasarkan perubahan susunan kepengurusan yang dilakukan pada tanggal 2 Desember 1999 dibawah Notaris Soetati Mochtar SH, No. 2, terdaftar pada Pengadilan Negeri Jakarta Selatan No. 164 tertanggal 7 Desember 1999, maka kepengurusan Yayasan BoeSas adalah :

Ketua badan pendirian : Boedihardjo Sastrohadiwirjo

Badan pengurus

Ketua I                       : Leo Budi Pangarso

Ketua II                      : Nana Budimilyuni

Ketua Pelaksana         : Hillman Pudjowalujo

Bendahara                   : Uki Budi Sulaksani

Sekretaris                    : Atty Budimilyarti

Ketua sosial                : Roekmini Boedihardjo

Ketua pendidikan       : Nana Budimilyuni

Kegiatan sosial yang dilakukan oleh Yayasan BoeSas antara lain adalah pemberian beasiswa prestasi kepada para siswa SD, SLTP dan SMU. Selain itu yayasan juga aktif dalam memberikan bantuan gizi kepada para balita tak mampu dibawah koordinasi Pos Yandu, kadang kala yayasan juga mengadakan khitanan masal bagi masyarakat disekitar kantor sekretariat sejak tahun 1989, yayasan memulai dengan kegiatan dibidang pendidikan, dengan mendirikan sebuah Taman kanak-kanak Islam Al Birru. Kegiatan ini kemudian diikuti lagi dengan pendirian Taman Pendidikan Al Qur’an pada tahun 1991.

Kegiatan pendidikan ini bertambah dengan didirikannya sebuah Lembaga Pendidikan Komputer (LPK) yang bernama LPK Informatics Wahana Mandiri, pada tahun 1997. setelah LPK ini berjalan kira-kira 3 tahun, maka tercetuslah prakarsa pendirian sebuah Akademi, sebagai suatu keinginan untuk meningkatkan kemampuan kelembagaan LPK Informatics Wahana Mandiri.

Pelaksanaan dari prakarsa tersebut adalah dibentuknya Organisasi Akademi Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK) Wahana Mandiri, berikut para personelnya. Organisasi ini bersama-sama dengan para pelaksanaan dari Yayasan BoeSas, yang akan menyelenggarakan pendirian akademi, selanjutnya disebut dengan penyelenggaraan AMIK Wahana Mandiri.

Kegiatan AMIK Wahana Mandiri direncanakan menempati sebuah kampus yang telah dipersiapkan, terletak di Jalan Cabe Raya No. 51, Kecamatan Pamulang, Kabupaten Tanggerang, Propinsi Banten. Gedung beserta tanahnya adalah sepenuhnya milik Yayasan BoeSas.

Demikianlah asal muasal mengapa akademi ini didirikan dengan nama AMIK Wahana Mandiri, yang merupakan peningkatan kemampuan kelembagaan dari LPK Informatics Wahana Mandiri.

3.1.2     Visi dan Misi AMIK Wahana mandiri

Visi AMIK Wahana Mandiri:

Visi AMIK Wahana Mandiri ditekankan kepada Pembentukan Perguruan Tinggi unggulan yang menghasilkan para professional Manajemen Informatika dan computer bertaraf internasional, mampu bersaing secara global dan berakhlak mulia.

Misi AMIK Wahana Mandiri:

Selain yang tercermin dalam Tri dharma Perguruan tinggi yang terdiri dari: Pendidikan, Penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, juga membawa misi khusus yakni: keberhasilan dan kesuksesan para peserta didik seutuhnya. Untuk membawakan misi khusus ini, AMIk Wahana mandiri haruslah memiliki kemampuan untuk menyelaraskan system pendididkannya terhadapa kondisi lingkungan eksternal dimasa depan.

3.1.3     Struktur Organisasi AMIK Wahana Mandiri

UNSUR PIMPINAN AMIK WAHANA MANDIRI

Yayasan Boedihardjo Sastrohadiwirjo (Boe Sas):

-       Pendiri/Pelindung                                  : Boedihardjo Sastrohadiwirjo

-       Ketua                                                      : Drs. Nana Budimilyuni, MM.

-       BPH                                                        : Krisna Indriyarti, S.Psi.

Pembina Akademik                               : Dr. Ir. Djoko Sutarno, DEA.

Biro Pengendali Mutu (BPM)               : Dr. Ir. Djoko Sutarno, DEA

                                                                 Krisna Indriyarti, S.Psi.

Direktur Utama AMIk Wahana Mandiri  : Andhika Nursatria, BSEE.

Direktur AMIK Wahana Mandiri             : Sucipto, S.Kom., M.Kom.

Pembantu Direktur I                                  : Yasin Efendi, S.Kom., M.Kom.

Pembantu Direktur II                                 : Anung Yuniarto Sumantri, SE.

Pembantu Direktur III                                : Teguh Nugraha

Gambar 3.1.3 Struktur Organisasi AWM

3.1.4     Wewenang dan Tanggung Jawab

Wewenang dan tanggung jawab

a.    Direktur mempunyai tugas pokok dan wewenang

1.    Mempunyai penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran

2.    Memimpin penyelenggaraan penelitian

3.    Memimpin penyelenggaraan pengabdian pada masyarakat

4.    Pembina tenaga kependidikan

5.    Pembina tenaga administrasi

6.    Pembinaan mahasiswa

7.    Pembinaan/pengembangan identitas akademi

8.    Penyusunan Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja

9.    Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja

10. Mengawasi dan meminta pertanggungjawaban unit-unit kerja

11. Membuat laporan pertanggungjawaban kepada yayasan

12. Mengembangkan hubungan baik pada pihak luar.

b.    Tugas dan Wewenang Pembantu Direktur (Pudir) I dalam membantu Direktur Memimpin.

1. Perancangan, pengorganisasian, pelaksana, pengawasan, dan pengembangan kegiatan bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

2. Penyerasian kurikulum pada program-program studi yang ada

3.  Pembinaan tenaga dosen dan penunjang akademi

4. Pemikiran dan perancangan baru untuk penyelenggaraan kegiatan akademik secara selaras dengan dinamik perkembangan IPTEK.

5. Penyusunan dan pelaksanaan program dan atau kegiatan tambahan bagi usaha pengembangan nalar sivitas akademika. 

6.    Perencanaan dan pelaksanaan kerjasama bidang akademi dengan berbagai pihak baik didalam maupun diluar negri.

7. Penghimpunana data dan informasi pendidikan/ ilmiah untuk kepentingan penyelenggaraan kegiatan akademi.

8. Perencanaan dan pelaksanaan penerapan bidang keilmuan secara terprogram dalam kegiatan pengabdian pada masyarakat,

9. Penyelenggaraan dan pelaksanaan identitas akademi di bidang akademi, yaitu mengagungkan agama islam,

10. Melaksanakan penilaian hasil kerja tenaga pengajar.

c.    Tugas dan Wewenang Pembantu Direktur (Pudir) II dalam membantu Direktur Memimpin

1.    Perencanaan dan pengelolaan anggaran keuangan.

2.    Pembinaan karier ketatausahaan dan kesejahteraan pegawai.

3.    Pengelolaan perlengkapan inventaris.

4.    Pengurus kerumahtanggaan, dan pemeliharaan keamanan ketertiban lingkungan.

5.    Perencanaan  dan penyelenggaraan kerja teknis ketatausahaan.

6.    Melaksanakan penilaian hasil kerja pegawai administrasi.

7. Menjalin hubungan baik keluar atas nama Direktur untuk bidang keuangan dan administrasi umum.

8.    Memberikan laporan pertanggungjawaban bidang kerjanya kepada direktur.

d.    Tugas dan Wewenang Pembantu Direktur (Pudir) III dalam membantu Direktur Memimpin

1. Perencanaan dan pelaksanaan pembinaan kemahasiswaan oleh para Pembina kemahasiswaan terhadap pengembangan sikap dan orientasi yang mengarah pada pengembangan nalar, minat, dan bakat serta kesejahteraan mahasiswa.

2. Perencanaan  pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan  yang selaras dengan program akademi.

3 . Pelayanan dan pengembangan minat, bakat dan kesejahteraan mahasiswa.

4. Terciptanya iklim yang baik dan mendukung kegiatan proses belajar mahasiswa didalam kampus.

5. Pembinaan kegiatan mahasiswa pada pencapaian identitas akademi,

6. Pembina organisasi kemahasiswaan

7. Menjalin hubungan baik keluar atas nama direktur untuk bidang kemahasiswaan.

8.  Memberikan laporan pertanggungjawaban bidang kerjanya kepada direktur.

e.    Staf Biro Administrasi Akademi dan Kemahasiswaan (BAAK), memberikan data mahasiswa kepada BAU, kasir untuk mengetahui, menginput dan menyimpan data mahasiswa yang melakukan pembayaran biaya kuliah.

f.     Biro Administrasi Umum (BAU) Accountung, Memeriksa dan menandatangani laporan biaya kuliah mahasiswa setiap bulannya yang telah disiapkan oleh BAU Kasir.

g.    Biro Administrasi Umum (BAU) Kasir

1.    Membantu melayani pembayaran biaya kuliah

2.    Menerima dan menginput data mahasiswa dari staf BAAK

3.    Menerima data biaya kuliah dari Pudir II

4.    Menerima dan memeriksa slip setoran pembayan biaya kuliah dan mahasiswa.

5.    Menginput data pembayaran biaya kuliah mahasiswa.

6.    Membuat dan menyerahkan kwitansi atas pembayaran biaya kuliah kepada mahasiswa.

7.    Membuat dan menyerahkan laporan pembayaran biaya kuliah kepada pudir II setelah laporan tersebut diperiksa oleh BAU  Accounting.

3.1.5     Filosofi Lambang dan Warna Logo

Gambar 3.1.5 Logo AWM

a.    Filosofi Lambang

1.    Bentuk = Bulat = global = roda yang senantiasa terus berputar menuju kesuksesan, segi 5 melambangkan pendidikan dan kearifan pancasila dasar Negara RI tercinta.

2.    Huruf W = putih bermahkota melambangkan tangan terbuka yang siap menerima generasi muda untuk di didik menjadi manusia yang berkualitas dan bermanfaat.

Huruf M = kelopak bunga = proses dimana di kampus Wahana Mandiri adalah tempat di tempanya segala potensi yang ada didalam diri seseorang.

Perpaduan serta keselarasan keduanya menjadikan sebuah bentuk bunga yang mekar, harum dan indah. Dan siapa orang yang tidak suka dengan yang namanya bunga.

3.    Mahkota/ sayap = melambangkan semangat, percaya diri, matang baik dalam berpikir dan bertindak yang kesemuanya itu modal mutlak untuk menjalani kampus kehidupan nyata.

4.    Tiga tingkat sayap mahkota = melambangkan tridarma Perguruan Tinggi (proses belajar mengajar, penelitian dan pengabdian)

5.    Kanan kiri sama = melambangkan keseimbangan, adil dan arif bijaksana.

6.    Mahkota bunga = melambangkan dua benda utama dalam kehidupan yaitu api dan air, dimana kalau dilihat bisa berbentuk tetes air yang menyegarkan dan api yang menyala yaitu sumber cahaya.

b.    Filosofi Warna

1. Warna Putih = jujur, suci. Terlahir dari niat yang baik proses yang baik dan kelak mendapat hasil yang baik pula.

2. Warna biru = melambangkan ketenangan, damai, bahagia, seimbang, kejayaan dan budi pekerti luhur yang tertuang dalam kehidupan yang terbingkai dalam kesopanan.

3.2     Tata Laksana Sistem Yang Berjalan

Tahapan-tahapan yang terjadi untuk setiap proses laporan keuangan yang ada dalam sistem berjalan di AMIK Wahana Mandiri adalah sebagai berikut:

a.    Catat Kas Masuk

Badan Administrasi Umum Kasir membuat voucher penerimaan kas beserta bukti atau kwitansinya, kemudian diserahkan ke badan Administrasi Umum Keuangan untuk diperiksa dan diarsipkan.

b.    Catat Kas Keluar

Badan Administrasi Umum Kasir membuat voucher penerimaan kas beserta bukti atau kwitansinya, kemudian diserahkan ke badan Administrasi Umum Keuangan untuk diperiksa dan diarsipkan.

c.    Catat Jurnal

Dari data kas masuk dan data kas keluar, BAU kasir mencatat transaksi tersebut dan memposting jurnalnya kedalam buku besar, kemudian diserahkan ke Pudir II.

d.    Buat Laporan

Dari file jurnal BAU kasir akan diperiksa pudir II dan dibuatkan laporan keuangan yang terdiri dari laporan neraca dan laporan laba rugi yang akan diperiksa oleh tim audit.

3.3     Analisa Masukan Sistem Yang Berjalan

Adapun analisa masukan yang dihasilkan dari sistem yang sedang berjalan yaitu sebagai berikut:

1.    Nama masukan                    : Bukti Kas Masuk

Sumber                                : Kasir
Fungsi                                  : Sebagai bukti, untuk mencatat dan menyimpan data penerimaan kas

Media                                     : Kertas

Rangkap                                : 1 Lembar

Frekuensi                              : Setiap terjadi transaksi penerimaan kas

Volume                                  : Tidak tentu

Keterangan                           : Kasir memberikan data kas masuk
Hasil analisa                         : Pencatatan masih semikomputerisasi, sehingga jika diadakan pencarian data akan mengalami kesuliatan dan membutuhkan waktu yang cukup lama.

2.    Nama masukan                    : Bukti Kas Keluar

Sumber                                  : Kasir
Fungsi                                   : Sebagai bukti, untuk mencatat dan   menyimpan data pengeluaran kas

Media                                     : Kertas

Rangkap                                : 1 Lembar

Frekuensi                              : Setiap terjadi transaksi pengeluaran kas

Volume                                  : Tidak tentu

Keterangan                           : Kasir memberikan data kas keluar
Hasil analisa                         : Pencatatan masih semikomputerisasi, sehingga jika diadakan pencarian data akan mengalami kesuliatan dan membutuhkan waktu yang cukup lama.

3.4     Analisa  Proses Sistem Yang Sedang Berjalan

    Proses yang terdapat didalam sistem yang berjalan adalah sebagai berikut:

a.    Nomor                       : 1.0

Nama                         : Catat Kas masuk

Masukan                    : Bukti kas masuk

Keluaran                     : File data kas masuk

Uraian                          : Bukti kas masuk yang diterima oleh kasir, dicatat dan diperiksa oleh BAU Keuangan

b.    Nomor                        :2.0

Nama                         : Catat Kas keluar

Masukan                    : Bukti kas keluar

Keluaran                     :File data kas keluar

Uraian                           : Bukti kas keluar yang diterima oleh kasir, dicatat dan diperiksa oleh BAU Keuangan

c.    Nomor                :3.0

Nama                 : Catat jurnal

Masukan            : File data jurnal

Uraian                : Pada proses ini kasir akan mencatat semua transaksi  penerimaan dan pengeluaran kedalam jurnal

d.    Nomor               : 4.0

Nama                : Buat laporan

Masukan           : File data jurnal

Keluaran           : Laporan penerimaan kas dan laporan pengeluaran kas

Uraian              : Pada proses ini kasir membuat laporan penerimaan kas dan pengeluaran kas berdasarkan data jurnal dan diperiksa oleh BAU Keuangan.

3.5     Analisa Keluaran Sistem yang Berjalan

Analisa keluaran adalah untuk mengetahui apasaja yang dihasilkan oleh sistem yang berjalan pada setiap prosesnya sebagai berikut:

Gambar 3.5.1 Diagram Konteks yang berjalan

Gambar 3.5.2 Diagram Overview yang Berjalan

3.5.1     Spesifikasi proses

1.    Nama keluaran                    : Laporan Rincian Kas Masuk
      Fungsi                                   : Untuk melaporkan rincian penerimaan kas dan saldo kas

Media                                     : Kertas

Distribusi                               : Pudir II

Rangkap                                : 1 Lembar

Frekuensi                              : Setiap 1 Bulan
Format                                    : Format keluaran dapat dilihat pada halaman lampiran

2.    Nama keluaran                    : Laporan Rincian Kas Keluar

      Fungsi                                   : Untuk melaporkan rincian pengeluaran kas dan saldo kas

Media                                     : Kertas

Distribusi                               : Pudir II

Rangkap                                : 1 Lembar

Frekuensi                              : Setiap 1 Bulan
Format                                    : Format keluaran dapat dilihat pada halaman lampiran

3.6     Analisa Data

1.    Nama data store: Dt_Kas_masuk

Deskripsi: Kumpulan data-data kas masuk

Media: Hard disk

Kaitan dengan data masukan: untuk melihat kode/perkiraan ang berhubungan dengan kas masuk atau penerimaan kas

Kaitan dengan data keluaran: sebagai dasar pembuatan jurnal

Deskripsi data: kd_km

Nama_km

2     Nama data store: Dt_Kas_keluar

Deskripsi: Kumpulan data-data kas keluar

Media: Hard disk

Kaitan dengan data masukan: untuk melihat kode/perkiraan yang berhubungan dengan kas keluar atau pengeluaran kas

Kaitan dengan data keluaran: sebagai dasar pembuatan jurnal

Deskripsi data: kd_kk

Nama_kk

3     Nama data store: Dt_jurnal

Deskripsi: Kumpulan data-data transaksi jurnal

Media: Hard disk

Kaitan dengan data masukan: dibuat berdasarkan kas masuk dan kas keluar

Kaitan dengan data keluaran: digunakan untuk membuat laporan keuangan yang terdiri dari laporan neraca an laporan labarugi.

Deskripsi data: tgl

No voucher

Ket

kd_km

kd_kk

Nama_perk

Saldo_awal

Debet

Kredit

Saldo akhir

3.7     Identifikasi kebutuhan

Kebutuhan:Pengembangan sistem informasi penerimaan dan pengeluaran kas

Masalah:proses sudah menggunakan komputer namun belom digunakan secara efektif.

Usulan:dirancang form kas masuk, kas keluar, dan jurnal dalam bentuk sistem agar pembuatan laporan dapat dicetak otomatis.