BIMBINGAN III

Bimbingan III

Tanggal  10 November 2014

BAB III
ANALISA SISTEM

3.1 Tinjauan Organisasi

3.1.1     Sejarah Singkat Organisasi AMIK Wahana Mandiri

Pendirian Akademik Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK) Wahana Mandiri atau disingkat dengan nama AMIK Wahana Mandiri, tidak terlepas dari keberadaan Yayasan Boedihardjo Sastrohadiwirjo atau disingkat dengan nama Yayasan Boe Sas. Yayasan Boe Sas adalah suatu badan yang bergerak dibidang sosial dan pendidikan. Didalam bidang pendidikan, para pendiri yayasan yang didasari oleh kesadaran ingin berperan aktif menunjang program pemerintah dalam usaha mencerdaskan bangsa. Sebagai sisi dari mata uang yang tak terpisahkan, yayasan ini juga berdampingan dengan sebuah grup usaha yang bernama Boedihardjo Group (BG). Sebagai sebuah grup usaha, Boedihardjo group merangkum beberapa kegiatan usaha yang terutama bergerak di bidang transportasi. Beberapa dari usaha transportasi antara lain adalah PT Deraya Air Service, PT Jemla ferry, PT.Derazona Air Charter, dan lain –lain beserta anak perusahaan dan cabang-cabangnya.

Yayasan BoeSas didirikan di Jakarta pada tanggal 18 September 1987 dihadapan notaris Sri Rahayu, No. 40. Yayasan ini juga telah terdaftar pada kantor Pengadilan Negeri Jakarta Pusat No. 319/1987, pada tanggal 10 Desember 1987. Berdasarkan perubahan susunan kepengurusan yang dilakukan pada tanggal 12 Oktober 2010 dibawah Notaris Dessy Indrashanti SH, No.C-972,HT.03.01-TH 2002 tanggal 5 agustus 2002, terdaftar pada Pengadilan Negeri Jakarta Selatan No. 164 tertanggal 7 Desember 1999, maka kepengurusan Yayasan BoeSas adalah :

Ketua badan pendirian                  : Boedihardjo Sastrohadiwirjo

Badan Pembina

Ketua                                             : Boedihardjo Sastrohadiwirjo

Anggota                                         : Tuan Leo

Badan pengurus

Ketua I                                            : Leo Budi Pangarso

Ketua II                                           : Nana Budimilyuni

Sekretaris                                        : Atty Budimilyarti

Bendahara                                       : Uki Budi Sulaksani

Pengawas                                        : Roekmini Boedihardjo

            Kegiatan sosial yang dilakukan oleh Yayasan BoeSas antara lain adalah pemberian beasiswa prestasi kepada para siswa SD, SLTP dan SMU. Selain itu yayasan juga aktif dalam memberikan bantuan gizi kepada para balita tak mampu dibawah koordinasi Pos Yandu, kadang kala yayasan juga mengadakan khitanan masal bagi masyarakat disekitar kantor sekretariat sejak tahun 1989, yayasan memulai dengan kegiatan dibidang pendidikan, dengan mendirikan sebuah Taman kanak-kanak Islam Al Birru. Kegiatan ini kemudian diikuti lagi dengan pendirian Taman Pendidikan Al Qur’an pada tahun 1991.

            Kegiatan pendidikan ini bertambah dengan didirikannya sebuah Lembaga Pendidikan Komputer (LPK) yang bernama LPK Informatics Wahana Mandiri, pada tahun 1997. setelah LPK ini berjalan kira-kira 3 tahun, maka tercetuslah prakarsa pendirian sebuah Akademi, sebagai suatu keinginan untuk meningkatkan kemampuan kelembagaan LPK Informatics Wahana Mandiri.

            Pelaksanaan dari prakarsa tersebut adalah dibentuknya Organisasi Akademi Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK) Wahana Mandiri, berikut para personelnya. Organisasi ini bersama-sama dengan para pelaksanaan dari Yayasan BoeSas, yang akan menyelenggarakan pendirian akademi, selanjutnya disebut dengan penyelenggaraan AMIK Wahana Mandiri.

            Kegiatan AMIK Wahana Mandiri direncanakan menempati sebuah kampus yang telah dipersiapkan, terletak di Jalan Cabe Raya No. 51, Kecamatan Pamulang, Kabupaten Tanggerang, Propinsi Banten. Gedung beserta tanahnya adalah sepenuhnya milik Yayasan BoeSas.

            Demikianlah asal muasal mengapa akademi ini didirikan dengan nama AMIK Wahana Mandiri, yang merupakan peningkatan kemampuan kelembagaan dari LPK Informatics Wahana Mandiri.

3.1.2     Visi dan Misi AMIK Wahana mandiri

Visi AMIK Wahana Mandiri:

            Visi AMIK Wahana Mandiri ditekankan kepada Pembentukan Perguruan Tinggi unggulan yang menghasilkan para professional Manajemen Informatika dan computer bertaraf internasional, mampu bersaing secara global dan berakhlak mulia.

            Misi AMIK Wahana Mandiri:

Selain yang tercermin dalam Tri dharma Perguruan tinggi yang terdiri dari: Pendidikan, Penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, juga membawa misi khusus yakni: keberhasilan dan kesuksesan para peserta didik seutuhnya. Untuk membawakan misi khusus ini, AMIk Wahana mandiri haruslah memiliki kemampuan untuk menyelaraskan system pendididkannya terhadapa kondisi lingkungan eksternal dimasa depan.

3.1.3     Struktur Organisasi AMIK Wahana Mandiri

UNSUR PIMPINAN AMIK WAHANA MANDIRI

Yayasan Boedihardjo Sastrohadiwirjo (Boe Sas):

-       Pendiri/Pelindung                           : Boedihardjo Sastrohadiwirjo

-       Ketua                                               : Drs. Nana Budimilyuni, MM.

-       BPH                                                 : Krisna Indriyarti, S.Psi.

Pembina Akademik                        : Dr. Ir. Djoko Sutarno, DEA.

Biro Pengendali Mutu (BPM)        : Dr. Ir. Djoko Sutarno, DEA

                                                          Krisna Indriyarti, S.Psi.

Direktur Utama AMIk Wahana Mandiri    : Andhika Nursatria, BSEE.

Direktur AMIK Wahana Mandiri               : Sucipto, S.Kom., M.Kom.

Pembantu Direktur I                                   : Yasin Efendi, S.Kom., M.Kom.

Pembantu Direktur II                                  : Anung Yuniarto Sumantri, SE.

Pembantu Direktur III                                 : Teguh Nugraha

Gambar 3.1.3 Struktur Organisasi AWM

3.1.4     Wewenang dan Tanggung Jawab

Wewenang dan tanggung jawab

a.    Direktur mempunyai tugas pokok dan wewenang

1.    Mempunyai penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran

2.    Memimpin penyelenggaraan penelitian

3.    Memimpin penyelenggaraan pengabdian pada masyarakat

4.    Pembina tenaga kependidikan

5.    Pembina tenaga administrasi

6.    Pembinaan mahasiswa

7.    Pembinaan/pengembangan identitas akademi

8.    Penyusunan Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja

9.    Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja

10. Mengawasi dan meminta pertanggungjawaban unit-unit kerja

11. Membuat laporan pertanggungjawaban kepada yayasan

12. Mengembangkan hubungan baik pada pihak luar.

b.    Tugas dan Wewenang Pembantu Direktur (Pudir) I dalam membantu Direktur Memimpin.

1.    Perancangan, pengorganisasian, pelaksana, pengawasan, dan pengembangan kegiatan bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

2.    Penyerasian kurikulum pada program-program studi yang ada

3.    Pembinaan tenaga dosen dan penunjang akademi

4.    Pemikiran dan perancangan baru untuk penyelenggaraan kegiatan akademik secara selaras dengan dinamik perkembangan IPTEK.

5.    Penyusunan dan pelaksanaan program dan atau kegiatan tambahan bagi usaha pengembangan nalar sivitas akademika. 

6.    Perencanaan dan pelaksanaan kerjasama bidang akademi dengan berbagai pihak baik didalam maupun diluar negri.

7.    Penghimpunana data dan informasi pendidikan/ ilmiah untuk kepentingan penyelenggaraan kegiatan akademi.

8.    Perencanaan dan pelaksanaan penerapan bidang keilmuan secara terprogram dalam kegiatan pengabdian pada masyarakat,

9.    Penyelenggaraan dan pelaksanaan identitas akademi di bidang akademi, yaitu mengagungkan agama islam,

10. Melaksanakan penilaian hasil kerja tenaga pengajar.

c.    Tugas dan Wewenang Pembantu Direktur (Pudir) II dalam membantu Direktur Memimpin

1.    Perencanaan dan pengelolaan anggaran keuangan.

2.    Pembinaan karier ketatausahaan dan kesejahteraan pegawai.

3.    Pengelolaan perlengkapan inventaris.

4.    Pengurus kerumahtanggaan, dan pemeliharaan keamanan ketertiban lingkungan.

5.    Perencanaan  dan penyelenggaraan kerja teknis ketatausahaan.

6.    Melaksanakan penilaian hasil kerja pegawai administrasi.

7.    Menjalin hubungan baik keluar atas nama Direktur untuk bidang keuangan dan administrasi umum.

8.    Memberikan laporan pertanggungjawaban bidang kerjanya kepada direktur.

d. Tugas dan Wewenang Pembantu Direktur (Pudir) III dalam membantu Direktur Memimpin

1. Perencanaan dan pelaksanaan pembinaan kemahasiswaan oleh para Pembina kemahasiswaan terhadap pengembangan sikap dan orientasi yang mengarah pada pengembangan nalar, minat, dan bakat serta kesejahteraan mahasiswa.

2  Perencanaan  pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan  yang selaras dengan program akademi.

3     Pelayanan dan pengembangan minat, bakat dan kesejahteraan mahasiswa.

4 . Terciptanya iklim yang baik dan mendukung kegiatan proses belajar mahasiswa didalam kampus.

5     Pembinaan kegiatan mahasiswa pada pencapaian identitas akademi,

6     Pembina organisasi kemahasiswaan

7     Menjalin hubungan baik keluar atas nama direktur untuk bidang kemahasiswaan.

8     Memberikan laporan pertanggungjawaban bidang kerjanya kepada direktur.

e.    Staf Biro Administrasi Akademi dan Kemahasiswaan (BAAK), memberikan data mahasiswa kepada BAU, kasir untuk mengetahui, menginput dan menyimpan data mahasiswa yang melakukan pembayaran biaya kuliah.

f.     Biro Administrasi Umum (BAU) Accountung, Memeriksa dan menandatangani laporan biaya kuliah mahasiswa setiap bulannya yang telah disiapkan oleh BAU Kasir.

g.    Biro Administrasi Umum (BAU) Kasir

1.    Membantu melayani pembayaran biaya kuliah

2.    Menerima dan menginput data mahasiswa dari staf BAAK

3.    Menerima data biaya kuliah dari Pudir II

4.    Menerima dan memeriksa slip setoran pembayan biaya kuliah dan mahasiswa.

5.    Menginput data pembayaran biaya kuliah mahasiswa.

6.    Membuat dan menyerahkan kwitansi atas pembayaran biaya kuliah kepada mahasiswa.

7.    Membuat dan menyerahkan laporan pembayaran biaya kuliah kepada pudir II setelah laporan tersebut diperiksa oleh BAU  Accounting.

3.1.5     Filosofi Lambang dan Warna Logo

Gambar 3.1.4 Logo AWM

a.    Filosofi Lambang

1.    Bentuk = Bulat = global = roda yang senantiasa terus berputar menuju kesuksesan, segi 5 melambangkan pendidikan dan kearifan pancasila dasar Negara RI tercinta.

2.    Huruf W = putih bermahkota melambangkan tangan terbuka yang siap menerima generasi muda untuk di didik menjadi manusia yang berkualitas dan bermanfaat.

Huruf M = kelopak bunga = proses dimana di kampus Wahana Mandiri adalah tempat di tempanya segala potensi yang ada didalam diri seseorang.

Perpaduan serta keselarasan keduanya menjadikan sebuah bentuk bunga yang mekar, harum dan indah. Dan siapa orang yang tidak suka dengan yang namanya bunga.

3.    Mahkota/ sayap = melambangkan semangat, percaya diri, matang baik dalam berpikir dan bertindak yang kesemuanya itu modal mutlak untuk menjalani kampus kehidupan nyata.

4.    Tiga tingkat sayap mahkota = melambangkan tridarma Perguruan Tinggi (proses belajar mengajar, penelitian dan pengabdian)

5.    Kanan kiri sama = melambangkan keseimbangan, adil dan arif bijaksana.

6.    Mahkota bunga = melambangkan dua benda utama dalam kehidupan yaitu api dan air, dimana kalau dilihat bisa berbentuk tetes air yang menyegarkan dan api yang menyala yaitu sumber cahaya.

b.    Filosofi Warna

1.    Warna Putih = jujur, suci. Terlahir dari niat yang baik proses yang baik dan kelak mendapat hasil yang baik pula.

2.    Warna biru = melambangkan ketenangan, damai, bahagia, seimbang, kejayaan dan budi pekerti luhur yang tertuang dalam kehidupan yang terbingkai dalam kesopanan.

3.2     Tata Laksana Sistem Yang Berjalan

Tahapan-tahapan yang terjadi untuk setiap proses laporan keuangan yang ada dalam sistem berjalan di AMIK Wahana Mandiri adalah sebagai berikut:

a.    Catat Kas Masuk

Badan Administrasi Umum Kasir membuat voucher penerimaan kas beserta bukti atau kwitansinya, kemudian diserahkan ke badan Administrasi Umum Keuangan untuk diperiksa dan diarsipkan.

b.    Catat Kas Keluar

Badan Administrasi Umum Kasir membuat voucher penerimaan kas beserta bukti atau kwitansinya, kemudian diserahkan ke badan Administrasi Umum Keuangan untuk diperiksa dan diarsipkan.

c.    Catat Jurnal

Dari data kas masuk dan data kas keluar, BAU kasir mencatat transaksi tersebut dan memposting jurnalnya kedalam buku besar, kemudian diserahkan ke Pudir II.

d.    Buat Laporan

Dari file jurnal BAU kasir akan diperiksa pudir II dan dibuatkan laporan keuangan yang terdiri dari laporan neraca dan laporan laba rugi yang akan diperiksa oleh tim audit.

3.3     Analisa Masukan Sistem Yang Berjalan

Adapun analisa masukan yang dihasilkan dari sistem yang sedang berjalan yaitu sebagai berikut:

1.    Nama masukan                    : Bukti Kas Masuk

Sumber                               : Kasir

Fungsi                                 : Sebagai bukti, untuk mencatat danmenyimpan data penerimaan kas

Media                                  : Kertas

Rangkap                              : 1 Lembar

Frekuensi                             : Setiap terjadi transaksi penerimaan kas

Volume                                : Tidak tentu

Keterangan                           : Kasir memberikan data kas masuk

Hasil analisa                         : Pencatatan masih semikomputerisasi, sehingga jika diadakan pencarian data akan mengalami kesuliatan dan membutuhkan waktu yang cukup lama.

2.    Nama masukan                    : Bukti Kas Keluar

Sumber                               : Kasir

Fungsi                                 : Sebagai bukti, untuk mencatat dan   menyimpan data pengeluaran kas

Media                                  : Kertas

Rangkap                              : 1 Lembar

Frekuensi                             : Setiap terjadi transaksi pengeluaran kas

Volume                                : Tidak tentu

Keterangan                          : Kasir memberikan data kas keluar

Hasil analisa                        : Pencatatan masih semikomputerisasi, sehingga jika diadakan pencarian data akan mengalami kesuliatan dan membutuhkan waktu yang cukup lama.

3.4     Analisa  Proses Sistem Yang Sedang Berjalan

    Proses yang terdapat didalam sistem yang berjalan adalah sebagai berikut:

a.    Nomor                           : 1.0

Nama                           : Catat Kas masuk

Masukan                      : Bukti kas masuk

Keluaran                      : File data kas masuk

Uraian                    : Bukti kas masuk yang diterima oleh kasir, dicatat dan diperiksa oleh BAU Keuangan

b.    Nomor                        :2.0

Nama                         : Catat Kas keluar

Masukan                    : Bukti kas keluar

Keluaran                     :File data kas keluar

Uraian                         : Bukti kas keluar yang diterima oleh kasir, dicatat dan diperiksa oleh

BAU Keuangan

c.    Nomor                :3.0

Nama                 : Catat jurnal

Masukan            : File data jurnal

Uraian        : Pada proses ini kasir akan mencatat semua transaksi  penerimaan dan pengeluaran kedalam jurnal

d.    Nomor               : 4.0

Nama                : Buat laporan

Masukan           : File data jurnal

Keluaran           : Laporan penerimaan kas dan laporan pengeluaran kas

Uraian              : Pada proses ini kasir membuat laporan penerimaan kas dan pengeluaran kas berdasarkan data jurnal dan diperiksa oleh BAU Keuangan.

3.5     Analisa Keluaran Sistem yang Berjalan

Analisa keluaran adalah untuk mengetahui apasaja yang dihasilkan oleh sistem yang berjalan pada setiap prosesnya sebagai berikut:

Gambar 3.5.1 Usecase Diagram yang Sedang Berjalan

Gambar 3.5.2 Activity Diagram Yang Sedang Berjalan

3.5.1     Spesifikasi proses

1.    Nama keluaran                    : Laporan Rincian Kas Masuk

Fungsi                                : Untuk melaporkan rincian penerimaan kas dan saldo kas

Media                                 : Kertas

Distribusi                            : Pudir II

Rangkap                              : 1 Lembar

Frekuensi                            : Setiap 1 Bulan

Format                                : Format keluaran dapat dilihat pada halaman lampiran

2.    Nama keluaran                    : Laporan Rincian Kas Keluar

Fungsi                                : Untuk melaporkan rincian pengeluaran kas dan saldo kas

Media                                 : Kertas

Distribusi                            : Pudir II

Rangkap                             : 1 Lembar

Frekuensi                           : Setiap 1 Bulan

Format                                : Format keluaran dapat dilihat pada halaman lampiran

3.6     Analisa Data

1.     Nama data store                            : dt_kas_masuk

Deskripsi                                     : umpulan data-data kas masuk

Media                                          :Hard disk

Kaitan dengan data masukan     : untuk melihat kode/perkiraan yang berhubungan dengan kas masuk atau penerimaan kas

Kaitan dengan data keluaran     : sebagai dasar pembuatan jurnal

Deskripsi data                            : kd_km                                                                                                                                             Nama_km

2.     Nama data store                        : Dt_Kas_keluar

Deskripsi                                 : Kumpulan data-data kas keluar

Media                                       :Hard disk

Kaitan dengan data masukan   : untuk melihat kode/perkiraan yang berhubungan dengan kas                                                   keluar atau pengeluaran kas

Kaitan dengan data keluaran   : sebagai dasar pembuatan jurnal

Deskripsi data                          : kd_kk

                                                   Nama_kk

3.    Nama data store                : Dt_jurnaL

Deskripsi                                : Kumpulan data-data transaksi jurnal

Media                                     : Hard disk

Kaitan dengan data masukan: dibuat berdasarkan kas masuk dan kas keluar

Kaitan dengan data keluaran: digunakan untuk membuat laporan keuangan yang terdiri dari laporan neraca an laporan labarugi.

Deskripsi data                        : tgl

                            No voucher

                            Ket

                            kd_km

                            kd_kk

                            Nama_perk

                            Saldo_awal

                            Debet

                             Kredit

                             Saldo akhir

3.7     Identifikasi kebutuhan

Kebutuhan   :Pengembangan sistem informasi penerimaan dan pengeluaran kas dan bank

Masalah    :proses sudah menggunakan komputer namun belum digunakan secara efektif.

Usulan     :dirancang form kas masuk dan  kas keluar dalam bentuk sistem agar pembuatan laporan dapat dicetak otomatis.

Bimbingan Ke III

BAB II

LANDASAN TEORI

1.1 Konsep Dasar Sistem

       1.1.1     Pengertian Sistem

Suatu sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Suatu sistem dapat terdiri dari system-sistem bagian (subsistem). Misalnya, sistem komputer terdiri dari sub sistem perangkat keras dan subsistem perangkat lunak. Masing-masing subsistem dapat terdiri dari subsistem- subsistem yang lebih kecil lagi. Subsistem perangkat keras (hardware) dapat terdiri-dari alat masukan, alat pemroses dan simpanan luar. Subsistem-subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk suatu kersatuan sehingga dicapai suatu kesatuan yang terpadu atau terintegrasi. (Eti Rochaety, 2011)

       1.1.2     Karakteristik Sistem

Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya (Sucipto S. M., 2011) :

a.    Komponen Sistem. Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lain dan bekerja sama membentuk satu kesatuan.

b.    Batasan Sistem. Merupakan batasan-batasan yang ada dalam mencapai tujuan dari system, dimana batasan ini dapat berupa prosedur, biaya-biaya, personel, peralatan dan mekanisme pengolahan.

c.    Lingkungan Luar Sistem. Baik dan buruknya kinerja sistem dapat dipengaruhi oleh lingkungan luar sistem.

d.    Penghubung Sistem. Untuk dapat berkomunikasi satu sub sistem dengan yang lain didukung adanya penghubung, input suatu sistem dapat berasal dari output sub sistem yang lain.

e.    Masukan sistem. Input merupakan bagian dari sistem yang bertugas untuk menerima data masukan.

f.     Keluaran sistem. Output merupakan keluaran atau tujuan akhir dari sistem output dapat berupa laporan dan grafik.

g.    Pengolahan sistem. Proses merupakan bagian yang merespon masukan data menjadi informasi sesuai dengan keinginan penerima: klasifikasi, peringkasan, pencaharian.

h.    Sasaran sistem, merupakan sesuatu yang dapat dicapai dari perpaduan input, proses, dan output yang berupa sasaran (objective) atau tujuan(goal).

i.      Control. Merupakan pengawasan dari pelaksanaan pencapaian tujuan sistem, yang berupa control input, control output dan control pengoperasian. 

        1.1.3     Konsep Dasar Informasi

Informasi merupakan kumpulan data yang telah diolah baik bersifat kualitatif maupun kuantitatif dan memiliki arti lebih luas. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu Informasi harus akurat, Tepat pada waktunya dan relevan; (Eti Rochaety, 2011)

      a)    Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa menyesatkan.

      b)    Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak bolehnterlambat.                 Informasi yang sudah using tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan                 landasan di dalam pengambilan keputusan.

     c)    Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya

1.2 Sistem Informasi

        Sistem Informasi adalah suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan.

Tujuan sistem informasi adalah untuk menyediakan dan mensistematiskan informasi yang merefleksikan seluruh kejadian atau kegiatan yang diperlukan untuk mengendalikan operasi suatu organisasi [Budihar95]. Sedangkan kegiatan yang dimaksud adalah mengambil, mengolah, menyimpan, dan menyampaikan informasi (komunikasi) yang diperlukan di dalam mengoperasikan seluruh aktifitas organisasi yang bersangkutan.

Kriteria sistem informasi merupakan variable keluaran sistem yang dianggap sebagai ukuran unjuk-kerja.kriteria umum tersebut mencakup:

a.    Debit. Jumlah data dan informasi yang mengalir (bits) per-satuan waktu.

b.    Response-time. Waktu antara event, reaksi tehadap event sampai dengan proses terhadap event selesai dilakukan.

c.    Cost. Biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh informasi dari data (makin rendah makin baik).

d.    Pemenuhan Fungsi. Fungsi-fungsi yang didefinisikan (requirements) harus dapat dijalankan sebagaimana direncanakan.

1.3 Sistem Informasi Akuntansi

         Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan suatu kerangka pengkordinasian sumber daya (data, materials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa Informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi bagi pihak – pihak yang berkepentingan.

Tujuan sistem informasi akuntansi adalah untuk menyediakan informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan yang dilaksanakan oleh aktivitas yang disebut pemroses Informasi. Sebagian dari keluaran yang diperlukan oleh pemroses informasi disediakan oleh sistem pemroses transaksi, seperti laporan keuangan dari sistem pemroses transaksi.

Siklus akuntansi secara garis besar menggambarkan proses proses pengidentifikasian bukti transaksi, pencatatan transaksi ke dalam jurnal umum (posting ke general ledger), pengelompokan bukti-bukti transaksi kedalam golongan transaksi yang sama ke dalam buku besar (ledger), meringkas bukti transaksi ke dalam nerfaca saldo (trial balance). (Lilis Puspitawati, 2014)

Gambar 2.3. Siklus Akuntansi

a.    Data Transaksi

Transaksi dapat didefinisikan sebagai aktifitas  perusahaan yang berkaitan dengan masalah ekonomi/keuangan. Aktivitas perusahaan yang berkaitan dengan masalah keuangan harus dicatatkan dalam pembukuan perusahaan yang nantinya digunakan untuk membuat laporan keuangan perusahaan. Untuk mencatat transaksi  tersebut perusahaan  harus menggunakan bukti fisik yang isinya menjelaskan bahwa pada tanggal tersebut terjadi aktivitas ekonomi beserta rincian uang yang diterima/dikeluarkan. Bukti transaksi bisa berupa faktur/invoice, kuitansi atau nota debet/kredit (Lilis Puspitawati, Sistem Informasi Akuntansi, 2014)

b.    Jurnal Umum 

Jurnal umum merupakan jurnal yang digunakan untuk mencatat setiap transaksi yang terjadi secara terperinci yang didasarkan urutan waktu terjadinya transaksi keuangan dalam suatu perusahaan ataupun organisasi. Pada dasarnya pihak suatu perusahaan bebas memilih pemakaian jenis buku jurnal yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaannya.

Contoh pencaatan dalam jurnal umum, pada 1 oktober 2014 Nona Elen  menyetor uang pribadi ke dalam perusahaan “Beauty Salon “ sebagai modal awal usaha salon sebesar Rp.5.000.000,00.

Adapun analisa transaksi tersebut adalah bahwa harta perusahaan dalam bentuk kas bertambah Rp.5.000.000,00 (debet) dan Modal bertambah sebesar Rp.5.000.000,00 (kredit).

c.    Jurnal khusus

Jurnal khusus merupakan jurnal yang dibuat ketika transaksi tertentu sering terjadi atau selalu berulang-ulang. Jurnal khusus terdiri dari:

      1. Jurnal Penerimaan Kas, merupakan jurnal yang digunakan untuk mencatat setiap penerimaan               kas pada suatu perusahaan.

      2. Jurnal Pengeluaran Kas, merupakan jurnal yang digunakan untuk mencatat setiap pengeluaran             kas pada suatu perusahaan.

      3. Jurnal Pembelian, merupakan jurnal yang digunakan untuk mencatat pembelian secara kredit.

      4. Jurnal Penjualan, merupakan jurnal yang digunakan untuk mencatat Penjualan secara kredit.

d.    Buku besar

Buku besar merupakan media untuk mengklasifikasikan akun-akun yang telah dicatat dalam jurnal ke dalam satu catatan yang sama. Setiap transaksi yang telah dicatat dalam jurnal akan diposting atau dipindahkan ke buku besar secara berkala. Buku besar merupakan dasar dalam pembuatan laporan laba/rugi maupun laporan neraca.

e.    Neraca saldo

Neraca adalah laporan yang sistematis tentang aktiva, hutang serta modal dari suiatu perusahaan pada saat tertentu. Jadi tujuan neraca adalah untuk menunjukkan posisi keuangan suatu perusahaan pada suatu tanggal tertentu, biasanya pada waktu dimana buku-buku ditutup dan ditentukan sisanya pada suatu akhir tahun fiscal atau tahun kalender, sehingga neraca sering disebut dengan balance sheet. (Drs.H.S Munawir, 2010)

f.     Jurnal Penyesuaian

Jurnal Penyesuaian merupakan jurnal yang dipergunakan untuk menyesuaikan saldo perkiraan-perkiraan dibuku besar pada akhir periode pembukuan.

g.    Kertas Kerja atau Neraca Lajur

Kertas kerja/neraca lajur merupakan form/kertas/catatan yang digunakan untuk membuat ringkasan mengenai pembukuna perusahaan yang terdiri dari kolom neraca saldo, kolom penyesuaian,kolom neraca saldo penyesuaian,kolom laporan laba rugi, dan kolom neraca.

2.4 Unified Modeling Technique (UML)

Permodelan adalah sistem perancangan sebelum melakukan pengkodean (coding). Dalam membuat program Perancangan Sistem Aplikasi Penerimaan dan pengeluaran kas dan bank pada AMIK Wahana Mandiri ini penulis menggunakan permodelan sistem dengan UML (Unified Modelling Language). Unified Modelling Language (UML) adalah sebuah “Bahasa” yang telah menjadi standar dalam industri untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan system piranti lunak. UML menawarkan sebuah standar untuk merancang model suatu sistem.

Metode permodelan Pengambangan Sistem Informasi Perputakaan Online secara umum akan digambarkan dalam use case diagram, Class Diagram, Sequence Diagram dan Activity Diagram.

2.4.1     Use Case Diagram

Use Case diagram menunjukkan sekumpulan use case, actor dan hubungannya. Diagram usecase berguna untuk menvisualisasikan, menspesifikasikan dan mendokumentasikan kebutuhan system dan merupakan pusat permodelan perilaku system, subsistem dan kelas. Use case merupakan interaksi antara actor eksternal dan system, hasil yang dapat diamati oleh actor, berorientasi pada tujuan, dideskripsikan pada diagram use case dan teks. (Sucipto S. , Konsep dan Teknik Pengembangan Sistem Berbasis Teknologi Informasi, 2011)

Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada diagram use case:

NO	GAMBAR	NAMA	KETERANGAN
1		Actor	Menspesifikasikan himpuan peran yang pengguna mainkan ketika berinteraksi dengan use case.
2		Dependency	Hubungan dimana perubahan yang terjadi pada suatu elemen  mandiri (independent) akan mempengaruhi elemen yang bergantung padanya elemen yang tidak mandiri (independent).
3		Generalization	Hubungan dimana objek anak (descendent) berbagi perilaku dan struktur data dari objek yang ada di atasnya objek induk (ancestor).
4		Include	Menspesifikasikan bahwa use case sumber secara eksplisit.
5		Extend	Menspesifikasikan bahwa use case target memperluas perilaku dari use case sumber pada suatu titik yang diberikan.
6		Association	Apa yang menghubungkan antara objek satu dengan objek lainnya.
7		System	Menspesifikasikan paket yang menampilkan sistem secara terbatas.
8		Use Case	Deskripsi dari urutan aksi-aksi yang ditampilkan sistem yang menghasilkan suatu hasil yang terukur bagi suatu aktor
9		Collaboration	Interaksi aturan-aturan dan elemen lain yang bekerja sama untuk menyediakan prilaku yang lebih besar dari jumlah dan elemen-elemennya (sinergi).
10		Note	Elemen fisik yang eksis saat aplikasi dijalankan dan mencerminkan suatu sumber daya komputasi

Tabel 2.4.1 Use Case Diagram

2.4.2     Class Diagram

Class diagram mendeskripsikan jenis-jenis objek dalam system dan berbagai hubungan statis yang terdapat diantara mereka. Diagram kelas juga menunjukkan  properti dan operasi sebuah kelas dan batasan-batasan yang terdapat dalam hubungan – hubungan objek tersebut.

Class diagram menggambarkan struktur dan deskripsi class, package dan objek beserta hubungan satu sama lain seperti containment, pewaris, asosiasi, dan lain-lain (Yuni Sugiarti S. M., 2013).

Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada class diagram:

NO	GAMBAR	NAMA	KETERANGAN
1		Generalization	Hubungan dimana objek anak (descendent) berbagi perilaku dan struktur data dari objek yang ada di atasnya objek induk (ancestor).
2		Nary Association	Upaya untuk menghindari asosiasi dengan lebih dari 2 objek.
3		Class	Himpunan dari objek-objek yang berbagi atribut serta operasi yang sama.
4		Collaboration	Deskripsi dari urutan aksi-aksi yang ditampilkan sistem yang menghasilkan suatu hasil yang terukur bagi suatu aktor
5		Realization	Operasi yang benar-benar dilakukan oleh suatu objek.
6		Dependency	Hubungan dimana perubahan yang terjadi pada suatu elemen mandiri (independent) akan mempegaruhi elemen yang bergantung padanya elemen yang tidak mandiri
7		Association	Apa yang menghubungkan antara objek satu dengan objek lainnya

Tabel 2.4.2 Class Diagram

2.4.3     Sequence Diagram

Diagram sequence menggambarkan kelakuan/prilaku objek pada use case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dan message yang dikirimkan dan diterima antar objek. Oleh karena itu untuk menggambar diagram sequence maka harus diketahui objek-objek yang terlibat dalam sebuah use case beserta metode-metode yang dimiliki kelas yang diinstansiasi menjadi objek itu (Yuni Sugiarti S. M., 2013).

Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada sequence diagram:

NO	GAMBAR	NAMA	KETERANGAN
1		LifeLine	Objek entity, antarmuka yang saling berinteraksi.
2		Message	Spesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi
3		Message	Spesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi

Tabel 2.4.3 Sequence Diagram

2.4.4     Activity Diagram

Activity diagrams menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam system yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses parallel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi.

Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada Activity diagram:

NO	GAMBAR	NAMA	KETERANGAN
1		Actifity	Memperlihatkan bagaimana masing-masing kelas antarmuka saling berinteraksi satu sama lain
2		Action	State dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi
3		Initial Node	Bagaimana objek dibentuk atau diawali.
4		Actifity Final Node	Bagaimana objek dibentuk dan dihancurkan
5		Fork Node	Satu aliran yang pada tahap tertentu berubah menjadi beberapa aliran

Tabel 2.4.4 Activity Diagram

2.5     Metode Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem dilaksanakan melalui tahapan-tahapan yang dilakukan oleh analis, setelah menganalisa dapat menggunakan metode pengembangan sistem dengan fasilitas yang menggunakan alat-alat (tools), teknologi yang dibutuhkan. Analis sistem (Systems Analyst) adalah orang yang menganalisis sistem (mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan.

2.6     Pengenalan Basis Data

Basisdata adalah kumpulan data (elementer) yang secara logic berkaitan dalam mempresentasikan fenomena/fakta secara terstruktur dalam domain tertentu untuk mendukung aplikasi pada system tertentu. Basisdata adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang merefleksikan fakta-fakta yang terdapat di organisasi.

Basisdata mendeskripsikan state organisasi/perusahaan/system. Saat satu kejadian muncul di dunia nyata mengubah state organisasi/perusahaan/system maka satu perubahan pun harus dilakukan terhadap data yang disimpan di basisdata. Basisdata merupakan komponen utama system informasi karena semua informasi untuk pengambilan keputusan berasal dari data di basisdata. Pengelolaan basisdata yang buruk dapat dapat mengakibatkan ketidaktersediaan data penting yang digunakan untuk menghasilkan informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan (Bambang Hariyanto).

2.7     Teori Pendukung Judul

          2.7.1     Laporan Penerimaan Kas

Dalam perusahaan, penerimaan kas dapat berupa uang tunai ataupun berupa cek atau giro bilyet. Apabila perusahaan menerima uang tunai maka uang tunai akan dihitung terlebih dahulu secara manual oleh bagian penerimaan kas/kasir, selanjutnya bagian penerimaan kas akan menginput data penerimaan uang tersebut kedalam proses komputer untuk kemudian disimpan didatabase penerimaan kas, output dari pemrosesan ini adalah dihasilkannya laporan penerimaan kas (Lilis Puspitawati, Sistem Informasi Akuntansi, 2014).

Laporan penerimaan kas bersama bukti penerimaan kas tersebut untuk selanjutnya akan diserahkan bagian jurnal untuk dicatatkan dalam buku besar kemudian diarsipkan. Uang kas yang diterima untuk selanjutnya disetorkan ke bank bersama bukti setoran yang telah dipersiapkan sebelumnya oleh bagian pemeriksa kas.

          2.7.2     Laporan Pengeluaran Kas

Siklus pengolahan transaksi pengeluaran kas menggambarkan aktivitas dikeluarkannya uang kas perusahaan untuk melakukan pembelian persediaan barang/jasa, atau melakukan pembayaran yang berkaitan dengan biaya operasional perusahaan, misalnya membayar gaji pegawai.

Pengeluaran kas yang berkaitan pembelian barang/jasa biasanya dilakukan untuk membayar utang dagang perusahaan kepada pemasok. Sistem pengeluaran kas dirancang dengan tujuan adanya pengendalian internal terhadap aktivitas pengeluaran kas. Untuk pengeluaran kas yang jumlahnya relatif besar, maka biasanya perusahaan menggunakan cek. Sedangkan untuk pengeluaran kas yang relatif kecil perusahaan dapat mempergunakan uang tunai/kas. Uang tunai biasanya digunakan untuk melakukan pembayaran  materai/perangko, biaya transport, biaya pengiriman paket/dokumen dan lain sebagainya.

          2.7.3     Kas Kecil

Kas kecil merupakan sejumlah uang kas atau uang tunai yang disediakan perusahaan ataupun organisasi-organisasi untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis apabila dibayar dengan cek. Seperti pembelian materai, uang transport ataupun perlengkapan.

Setiap kas kecil digunakan atau dibayarkan, bagian administrasi yang menangani kas kecil akan mencatat setiap rincian pembayaran pada masing masing voucher (patty cash voucher) dan diberi nomer voucher berurutan sesuai tanggal transaksi yang kemudian ditandatangani oleh bagian admin dan pihak yang menerima pembayaran.

            Setiap akhir periode pemegang kas kecil harus mampu mempertanggung jawabkan semua pemakaian pengeluaran kas kecil maupun penerimaan kas kecil. Pertanggung Jawaban ini bisa berupa buku pengeluaran maupun pemasukan kas kecil beserta bukti-buktinya seperti voucher, kwitansi, cek dan sebagainya. Pengadaan pemeriksa kas kecil juga penting dengan cara melakukan perhitungan uang fisik berita acara pemeriksaan kas kas kecil Setiap harinya. Dalam berita acara pemeriksaan kas kecil (cash opnmae) tersebut terdapat tabel perincian saldo kas kecil pada saat pemeriksaan dan perincian saldo anggaran diluar kas kecil.

Dalam pemeriksaan dana kas kecil sering terjadi selisih antara catatan buku kas kecil dengan perhitungan secara fisik, hal ini disebabkan karena;

1.    Kesalahan pencatatan

2.    Adanya pembayaran yang dibulatkan ke bawah atau keatas

3.    Uang palsu

4.    Kehilangan akibat kekeliruan saat mengadakan transaksi

5.    Sebab-sebab lain yang sama sekali tidak diketahui

2.7.4     PHP

Bahasa pemrograman PHP merupakan bahasa pemrograman untuk membuat website yang bersifat server-side scripting. PHP dapat dijalankan dalam berbagai macam sistem operasi seperti windows, linux, dan Mac OS. Selain apache, PHP juga mendukung beberapa web server lain, seperti Microsoft  IIS, Caudium, dan PWS.

PHP dapat memanfaatkan database untuk menghasilkan halaman yang dinamis. Sistem manajemen databse yang sering digunakan bersama PHP adalah MySQL. Sama seperti web server lainnya, PHP juga bersifat open source sehingga setiap orang dapat menggunakannya dengan gratis (Komputer, Sistem Informasi Penjualan Online Untuk Tugas Akhir, 2014). Pemrograman PHP sangat cocok dikembangkan dalam lingkungan web, karena PHP bisa diletakkan pada script HTML atau sebaliknya. PHP dikhususkan untuk pengembangan web dinamis.

2.7.5     MySQL

Pada perkembangannya, MySQL disebut juga SQL yang merupakan singkatan Structured Query Language. SQL merupakan bahasa terstruktur yang khusus digunakan untuk mengolah database. MySQL dapat digunakan untuk membuat dan mengolah database beserta isinya. Anda dapat memanfaatkan MySQL untuk menambahkan, mengubah, dan menghapus data yang berada dalam database.

MySQL merupakan system manajemen database yang bersifat relational. Artinya, data yang dikelola dalam databse akan diletakkan pada beberapa tabel yang terpisah sehingga memanipulasi data akan menjadi lebih cepat (Komputer, Sistem Informasi Penjualan Online Untuk Tugas Akhir, 2014).

2.7.6     Apache

Apache adalah merupakan web server yang bersifat open source yang digunakan oleh PHP. Karna sifatnya yang open source, sehingga bisa diambil, digunakan, bahkan bisa mengubah kode programnya tanpa harus membayar. Apache bertugas untuk menampilkan hasil proses script PHP yang ditulis oleh pembuat halaman web, sehingga dihasilkan halaman web yang benar dan dapat juga suatu database diakses terlebih dahulu misalnya MySQL, untuk mendukung halaman web yang dihasilkan. (Buana, 2014)

2.7.7     Dreamweaver

Dreamweaver merupakan salah satu program aplikasi yang digunakan untuk membuat dan membangun sebuah website, baik secara grafis maupun dengan menuliskan kode sumber secara langsung.

Adobe dreamweaver memudahkan pengembang website untuk mengelola halaman-halaman website dan aset-aset yang ada dalam website itu sendiri. Aset-aset yang ada dalam website antara lain gambar (image), animasi flash, video, suara, dan lain sebagainya. Selain itu, Adobe dreamweaver juga menyediakan fasilitas untuk melakukan pemrograman scripting, seperti ASP (Active Server Page), JSP (Java Server Page), PHP (Hypertext Preprocessor), Javascripts, ColdFusion, CSS (Cascading Style Sheet), XML, dan lain sebagainya (Komputer, 2014)