BIMBINGAN III

Bimbingan III

Tanggal  10 November 2014

BAB III
ANALISA SISTEM

3.1 Tinjauan Organisasi

3.1.1     Sejarah Singkat Organisasi AMIK Wahana Mandiri

Pendirian Akademik Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK) Wahana Mandiri atau disingkat dengan nama AMIK Wahana Mandiri, tidak terlepas dari keberadaan Yayasan Boedihardjo Sastrohadiwirjo atau disingkat dengan nama Yayasan Boe Sas. Yayasan Boe Sas adalah suatu badan yang bergerak dibidang sosial dan pendidikan. Didalam bidang pendidikan, para pendiri yayasan yang didasari oleh kesadaran ingin berperan aktif menunjang program pemerintah dalam usaha mencerdaskan bangsa. Sebagai sisi dari mata uang yang tak terpisahkan, yayasan ini juga berdampingan dengan sebuah grup usaha yang bernama Boedihardjo Group (BG). Sebagai sebuah grup usaha, Boedihardjo group merangkum beberapa kegiatan usaha yang terutama bergerak di bidang transportasi. Beberapa dari usaha transportasi antara lain adalah PT Deraya Air Service, PT Jemla ferry, PT.Derazona Air Charter, dan lain –lain beserta anak perusahaan dan cabang-cabangnya.

Yayasan BoeSas didirikan di Jakarta pada tanggal 18 September 1987 dihadapan notaris Sri Rahayu, No. 40. Yayasan ini juga telah terdaftar pada kantor Pengadilan Negeri Jakarta Pusat No. 319/1987, pada tanggal 10 Desember 1987. Berdasarkan perubahan susunan kepengurusan yang dilakukan pada tanggal 12 Oktober 2010 dibawah Notaris Dessy Indrashanti SH, No.C-972,HT.03.01-TH 2002 tanggal 5 agustus 2002, terdaftar pada Pengadilan Negeri Jakarta Selatan No. 164 tertanggal 7 Desember 1999, maka kepengurusan Yayasan BoeSas adalah :

Ketua badan pendirian                  : Boedihardjo Sastrohadiwirjo

Badan Pembina

Ketua                                             : Boedihardjo Sastrohadiwirjo

Anggota                                         : Tuan Leo

Badan pengurus

Ketua I                                            : Leo Budi Pangarso

Ketua II                                           : Nana Budimilyuni

Sekretaris                                        : Atty Budimilyarti

Bendahara                                       : Uki Budi Sulaksani

Pengawas                                        : Roekmini Boedihardjo

            Kegiatan sosial yang dilakukan oleh Yayasan BoeSas antara lain adalah pemberian beasiswa prestasi kepada para siswa SD, SLTP dan SMU. Selain itu yayasan juga aktif dalam memberikan bantuan gizi kepada para balita tak mampu dibawah koordinasi Pos Yandu, kadang kala yayasan juga mengadakan khitanan masal bagi masyarakat disekitar kantor sekretariat sejak tahun 1989, yayasan memulai dengan kegiatan dibidang pendidikan, dengan mendirikan sebuah Taman kanak-kanak Islam Al Birru. Kegiatan ini kemudian diikuti lagi dengan pendirian Taman Pendidikan Al Qur’an pada tahun 1991.

            Kegiatan pendidikan ini bertambah dengan didirikannya sebuah Lembaga Pendidikan Komputer (LPK) yang bernama LPK Informatics Wahana Mandiri, pada tahun 1997. setelah LPK ini berjalan kira-kira 3 tahun, maka tercetuslah prakarsa pendirian sebuah Akademi, sebagai suatu keinginan untuk meningkatkan kemampuan kelembagaan LPK Informatics Wahana Mandiri.

            Pelaksanaan dari prakarsa tersebut adalah dibentuknya Organisasi Akademi Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK) Wahana Mandiri, berikut para personelnya. Organisasi ini bersama-sama dengan para pelaksanaan dari Yayasan BoeSas, yang akan menyelenggarakan pendirian akademi, selanjutnya disebut dengan penyelenggaraan AMIK Wahana Mandiri.

            Kegiatan AMIK Wahana Mandiri direncanakan menempati sebuah kampus yang telah dipersiapkan, terletak di Jalan Cabe Raya No. 51, Kecamatan Pamulang, Kabupaten Tanggerang, Propinsi Banten. Gedung beserta tanahnya adalah sepenuhnya milik Yayasan BoeSas.

            Demikianlah asal muasal mengapa akademi ini didirikan dengan nama AMIK Wahana Mandiri, yang merupakan peningkatan kemampuan kelembagaan dari LPK Informatics Wahana Mandiri.

3.1.2     Visi dan Misi AMIK Wahana mandiri

Visi AMIK Wahana Mandiri:

            Visi AMIK Wahana Mandiri ditekankan kepada Pembentukan Perguruan Tinggi unggulan yang menghasilkan para professional Manajemen Informatika dan computer bertaraf internasional, mampu bersaing secara global dan berakhlak mulia.

            Misi AMIK Wahana Mandiri:

Selain yang tercermin dalam Tri dharma Perguruan tinggi yang terdiri dari: Pendidikan, Penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, juga membawa misi khusus yakni: keberhasilan dan kesuksesan para peserta didik seutuhnya. Untuk membawakan misi khusus ini, AMIk Wahana mandiri haruslah memiliki kemampuan untuk menyelaraskan system pendididkannya terhadapa kondisi lingkungan eksternal dimasa depan.

3.1.3     Struktur Organisasi AMIK Wahana Mandiri

UNSUR PIMPINAN AMIK WAHANA MANDIRI

Yayasan Boedihardjo Sastrohadiwirjo (Boe Sas):

-       Pendiri/Pelindung                           : Boedihardjo Sastrohadiwirjo

-       Ketua                                               : Drs. Nana Budimilyuni, MM.

-       BPH                                                 : Krisna Indriyarti, S.Psi.

Pembina Akademik                        : Dr. Ir. Djoko Sutarno, DEA.

Biro Pengendali Mutu (BPM)        : Dr. Ir. Djoko Sutarno, DEA

                                                          Krisna Indriyarti, S.Psi.

Direktur Utama AMIk Wahana Mandiri    : Andhika Nursatria, BSEE.

Direktur AMIK Wahana Mandiri               : Sucipto, S.Kom., M.Kom.

Pembantu Direktur I                                   : Yasin Efendi, S.Kom., M.Kom.

Pembantu Direktur II                                  : Anung Yuniarto Sumantri, SE.

Pembantu Direktur III                                 : Teguh Nugraha

Gambar 3.1.3 Struktur Organisasi AWM

3.1.4     Wewenang dan Tanggung Jawab

Wewenang dan tanggung jawab

a.    Direktur mempunyai tugas pokok dan wewenang

1.    Mempunyai penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran

2.    Memimpin penyelenggaraan penelitian

3.    Memimpin penyelenggaraan pengabdian pada masyarakat

4.    Pembina tenaga kependidikan

5.    Pembina tenaga administrasi

6.    Pembinaan mahasiswa

7.    Pembinaan/pengembangan identitas akademi

8.    Penyusunan Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja

9.    Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja

10. Mengawasi dan meminta pertanggungjawaban unit-unit kerja

11. Membuat laporan pertanggungjawaban kepada yayasan

12. Mengembangkan hubungan baik pada pihak luar.

b.    Tugas dan Wewenang Pembantu Direktur (Pudir) I dalam membantu Direktur Memimpin.

1.    Perancangan, pengorganisasian, pelaksana, pengawasan, dan pengembangan kegiatan bidang pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat.

2.    Penyerasian kurikulum pada program-program studi yang ada

3.    Pembinaan tenaga dosen dan penunjang akademi

4.    Pemikiran dan perancangan baru untuk penyelenggaraan kegiatan akademik secara selaras dengan dinamik perkembangan IPTEK.

5.    Penyusunan dan pelaksanaan program dan atau kegiatan tambahan bagi usaha pengembangan nalar sivitas akademika. 

6.    Perencanaan dan pelaksanaan kerjasama bidang akademi dengan berbagai pihak baik didalam maupun diluar negri.

7.    Penghimpunana data dan informasi pendidikan/ ilmiah untuk kepentingan penyelenggaraan kegiatan akademi.

8.    Perencanaan dan pelaksanaan penerapan bidang keilmuan secara terprogram dalam kegiatan pengabdian pada masyarakat,

9.    Penyelenggaraan dan pelaksanaan identitas akademi di bidang akademi, yaitu mengagungkan agama islam,

10. Melaksanakan penilaian hasil kerja tenaga pengajar.

c.    Tugas dan Wewenang Pembantu Direktur (Pudir) II dalam membantu Direktur Memimpin

1.    Perencanaan dan pengelolaan anggaran keuangan.

2.    Pembinaan karier ketatausahaan dan kesejahteraan pegawai.

3.    Pengelolaan perlengkapan inventaris.

4.    Pengurus kerumahtanggaan, dan pemeliharaan keamanan ketertiban lingkungan.

5.    Perencanaan  dan penyelenggaraan kerja teknis ketatausahaan.

6.    Melaksanakan penilaian hasil kerja pegawai administrasi.

7.    Menjalin hubungan baik keluar atas nama Direktur untuk bidang keuangan dan administrasi umum.

8.    Memberikan laporan pertanggungjawaban bidang kerjanya kepada direktur.

d. Tugas dan Wewenang Pembantu Direktur (Pudir) III dalam membantu Direktur Memimpin

1. Perencanaan dan pelaksanaan pembinaan kemahasiswaan oleh para Pembina kemahasiswaan terhadap pengembangan sikap dan orientasi yang mengarah pada pengembangan nalar, minat, dan bakat serta kesejahteraan mahasiswa.

2  Perencanaan  pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan  yang selaras dengan program akademi.

3     Pelayanan dan pengembangan minat, bakat dan kesejahteraan mahasiswa.

4 . Terciptanya iklim yang baik dan mendukung kegiatan proses belajar mahasiswa didalam kampus.

5     Pembinaan kegiatan mahasiswa pada pencapaian identitas akademi,

6     Pembina organisasi kemahasiswaan

7     Menjalin hubungan baik keluar atas nama direktur untuk bidang kemahasiswaan.

8     Memberikan laporan pertanggungjawaban bidang kerjanya kepada direktur.

e.    Staf Biro Administrasi Akademi dan Kemahasiswaan (BAAK), memberikan data mahasiswa kepada BAU, kasir untuk mengetahui, menginput dan menyimpan data mahasiswa yang melakukan pembayaran biaya kuliah.

f.     Biro Administrasi Umum (BAU) Accountung, Memeriksa dan menandatangani laporan biaya kuliah mahasiswa setiap bulannya yang telah disiapkan oleh BAU Kasir.

g.    Biro Administrasi Umum (BAU) Kasir

1.    Membantu melayani pembayaran biaya kuliah

2.    Menerima dan menginput data mahasiswa dari staf BAAK

3.    Menerima data biaya kuliah dari Pudir II

4.    Menerima dan memeriksa slip setoran pembayan biaya kuliah dan mahasiswa.

5.    Menginput data pembayaran biaya kuliah mahasiswa.

6.    Membuat dan menyerahkan kwitansi atas pembayaran biaya kuliah kepada mahasiswa.

7.    Membuat dan menyerahkan laporan pembayaran biaya kuliah kepada pudir II setelah laporan tersebut diperiksa oleh BAU  Accounting.

3.1.5     Filosofi Lambang dan Warna Logo

Gambar 3.1.4 Logo AWM

a.    Filosofi Lambang

1.    Bentuk = Bulat = global = roda yang senantiasa terus berputar menuju kesuksesan, segi 5 melambangkan pendidikan dan kearifan pancasila dasar Negara RI tercinta.

2.    Huruf W = putih bermahkota melambangkan tangan terbuka yang siap menerima generasi muda untuk di didik menjadi manusia yang berkualitas dan bermanfaat.

Huruf M = kelopak bunga = proses dimana di kampus Wahana Mandiri adalah tempat di tempanya segala potensi yang ada didalam diri seseorang.

Perpaduan serta keselarasan keduanya menjadikan sebuah bentuk bunga yang mekar, harum dan indah. Dan siapa orang yang tidak suka dengan yang namanya bunga.

3.    Mahkota/ sayap = melambangkan semangat, percaya diri, matang baik dalam berpikir dan bertindak yang kesemuanya itu modal mutlak untuk menjalani kampus kehidupan nyata.

4.    Tiga tingkat sayap mahkota = melambangkan tridarma Perguruan Tinggi (proses belajar mengajar, penelitian dan pengabdian)

5.    Kanan kiri sama = melambangkan keseimbangan, adil dan arif bijaksana.

6.    Mahkota bunga = melambangkan dua benda utama dalam kehidupan yaitu api dan air, dimana kalau dilihat bisa berbentuk tetes air yang menyegarkan dan api yang menyala yaitu sumber cahaya.

b.    Filosofi Warna

1.    Warna Putih = jujur, suci. Terlahir dari niat yang baik proses yang baik dan kelak mendapat hasil yang baik pula.

2.    Warna biru = melambangkan ketenangan, damai, bahagia, seimbang, kejayaan dan budi pekerti luhur yang tertuang dalam kehidupan yang terbingkai dalam kesopanan.

3.2     Tata Laksana Sistem Yang Berjalan

Tahapan-tahapan yang terjadi untuk setiap proses laporan keuangan yang ada dalam sistem berjalan di AMIK Wahana Mandiri adalah sebagai berikut:

a.    Catat Kas Masuk

Badan Administrasi Umum Kasir membuat voucher penerimaan kas beserta bukti atau kwitansinya, kemudian diserahkan ke badan Administrasi Umum Keuangan untuk diperiksa dan diarsipkan.

b.    Catat Kas Keluar

Badan Administrasi Umum Kasir membuat voucher penerimaan kas beserta bukti atau kwitansinya, kemudian diserahkan ke badan Administrasi Umum Keuangan untuk diperiksa dan diarsipkan.

c.    Catat Jurnal

Dari data kas masuk dan data kas keluar, BAU kasir mencatat transaksi tersebut dan memposting jurnalnya kedalam buku besar, kemudian diserahkan ke Pudir II.

d.    Buat Laporan

Dari file jurnal BAU kasir akan diperiksa pudir II dan dibuatkan laporan keuangan yang terdiri dari laporan neraca dan laporan laba rugi yang akan diperiksa oleh tim audit.

3.3     Analisa Masukan Sistem Yang Berjalan

Adapun analisa masukan yang dihasilkan dari sistem yang sedang berjalan yaitu sebagai berikut:

1.    Nama masukan                    : Bukti Kas Masuk

Sumber                               : Kasir

Fungsi                                 : Sebagai bukti, untuk mencatat danmenyimpan data penerimaan kas

Media                                  : Kertas

Rangkap                              : 1 Lembar

Frekuensi                             : Setiap terjadi transaksi penerimaan kas

Volume                                : Tidak tentu

Keterangan                           : Kasir memberikan data kas masuk

Hasil analisa                         : Pencatatan masih semikomputerisasi, sehingga jika diadakan pencarian data akan mengalami kesuliatan dan membutuhkan waktu yang cukup lama.

2.    Nama masukan                    : Bukti Kas Keluar

Sumber                               : Kasir

Fungsi                                 : Sebagai bukti, untuk mencatat dan   menyimpan data pengeluaran kas

Media                                  : Kertas

Rangkap                              : 1 Lembar

Frekuensi                             : Setiap terjadi transaksi pengeluaran kas

Volume                                : Tidak tentu

Keterangan                          : Kasir memberikan data kas keluar

Hasil analisa                        : Pencatatan masih semikomputerisasi, sehingga jika diadakan pencarian data akan mengalami kesuliatan dan membutuhkan waktu yang cukup lama.

3.4     Analisa  Proses Sistem Yang Sedang Berjalan

    Proses yang terdapat didalam sistem yang berjalan adalah sebagai berikut:

a.    Nomor                           : 1.0

Nama                           : Catat Kas masuk

Masukan                      : Bukti kas masuk

Keluaran                      : File data kas masuk

Uraian                    : Bukti kas masuk yang diterima oleh kasir, dicatat dan diperiksa oleh BAU Keuangan

b.    Nomor                        :2.0

Nama                         : Catat Kas keluar

Masukan                    : Bukti kas keluar

Keluaran                     :File data kas keluar

Uraian                         : Bukti kas keluar yang diterima oleh kasir, dicatat dan diperiksa oleh

BAU Keuangan

c.    Nomor                :3.0

Nama                 : Catat jurnal

Masukan            : File data jurnal

Uraian        : Pada proses ini kasir akan mencatat semua transaksi  penerimaan dan pengeluaran kedalam jurnal

d.    Nomor               : 4.0

Nama                : Buat laporan

Masukan           : File data jurnal

Keluaran           : Laporan penerimaan kas dan laporan pengeluaran kas

Uraian              : Pada proses ini kasir membuat laporan penerimaan kas dan pengeluaran kas berdasarkan data jurnal dan diperiksa oleh BAU Keuangan.

3.5     Analisa Keluaran Sistem yang Berjalan

Analisa keluaran adalah untuk mengetahui apasaja yang dihasilkan oleh sistem yang berjalan pada setiap prosesnya sebagai berikut:

Gambar 3.5.1 Usecase Diagram yang Sedang Berjalan

Gambar 3.5.2 Activity Diagram Yang Sedang Berjalan

3.5.1     Spesifikasi proses

1.    Nama keluaran                    : Laporan Rincian Kas Masuk

Fungsi                                : Untuk melaporkan rincian penerimaan kas dan saldo kas

Media                                 : Kertas

Distribusi                            : Pudir II

Rangkap                              : 1 Lembar

Frekuensi                            : Setiap 1 Bulan

Format                                : Format keluaran dapat dilihat pada halaman lampiran

2.    Nama keluaran                    : Laporan Rincian Kas Keluar

Fungsi                                : Untuk melaporkan rincian pengeluaran kas dan saldo kas

Media                                 : Kertas

Distribusi                            : Pudir II

Rangkap                             : 1 Lembar

Frekuensi                           : Setiap 1 Bulan

Format                                : Format keluaran dapat dilihat pada halaman lampiran

3.6     Analisa Data

1.     Nama data store                            : dt_kas_masuk

Deskripsi                                     : umpulan data-data kas masuk

Media                                          :Hard disk

Kaitan dengan data masukan     : untuk melihat kode/perkiraan yang berhubungan dengan kas masuk atau penerimaan kas

Kaitan dengan data keluaran     : sebagai dasar pembuatan jurnal

Deskripsi data                            : kd_km                                                                                                                                             Nama_km

2.     Nama data store                        : Dt_Kas_keluar

Deskripsi                                 : Kumpulan data-data kas keluar

Media                                       :Hard disk

Kaitan dengan data masukan   : untuk melihat kode/perkiraan yang berhubungan dengan kas                                                   keluar atau pengeluaran kas

Kaitan dengan data keluaran   : sebagai dasar pembuatan jurnal

Deskripsi data                          : kd_kk

                                                   Nama_kk

3.    Nama data store                : Dt_jurnaL

Deskripsi                                : Kumpulan data-data transaksi jurnal

Media                                     : Hard disk

Kaitan dengan data masukan: dibuat berdasarkan kas masuk dan kas keluar

Kaitan dengan data keluaran: digunakan untuk membuat laporan keuangan yang terdiri dari laporan neraca an laporan labarugi.

Deskripsi data                        : tgl

                            No voucher

                            Ket

                            kd_km

                            kd_kk

                            Nama_perk

                            Saldo_awal

                            Debet

                             Kredit

                             Saldo akhir

3.7     Identifikasi kebutuhan

Kebutuhan   :Pengembangan sistem informasi penerimaan dan pengeluaran kas dan bank

Masalah    :proses sudah menggunakan komputer namun belum digunakan secara efektif.

Usulan     :dirancang form kas masuk dan  kas keluar dalam bentuk sistem agar pembuatan laporan dapat dicetak otomatis.