Bimbingan Ke III

BAB II

LANDASAN TEORI

1.1 Konsep Dasar Sistem

       1.1.1     Pengertian Sistem

Suatu sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Suatu sistem dapat terdiri dari system-sistem bagian (subsistem). Misalnya, sistem komputer terdiri dari sub sistem perangkat keras dan subsistem perangkat lunak. Masing-masing subsistem dapat terdiri dari subsistem- subsistem yang lebih kecil lagi. Subsistem perangkat keras (hardware) dapat terdiri-dari alat masukan, alat pemroses dan simpanan luar. Subsistem-subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk suatu kersatuan sehingga dicapai suatu kesatuan yang terpadu atau terintegrasi. (Eti Rochaety, 2011)

       1.1.2     Karakteristik Sistem

Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya (Sucipto S. M., 2011) :

a.    Komponen Sistem. Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lain dan bekerja sama membentuk satu kesatuan.

b.    Batasan Sistem. Merupakan batasan-batasan yang ada dalam mencapai tujuan dari system, dimana batasan ini dapat berupa prosedur, biaya-biaya, personel, peralatan dan mekanisme pengolahan.

c.    Lingkungan Luar Sistem. Baik dan buruknya kinerja sistem dapat dipengaruhi oleh lingkungan luar sistem.

d.    Penghubung Sistem. Untuk dapat berkomunikasi satu sub sistem dengan yang lain didukung adanya penghubung, input suatu sistem dapat berasal dari output sub sistem yang lain.

e.    Masukan sistem. Input merupakan bagian dari sistem yang bertugas untuk menerima data masukan.

f.     Keluaran sistem. Output merupakan keluaran atau tujuan akhir dari sistem output dapat berupa laporan dan grafik.

g.    Pengolahan sistem. Proses merupakan bagian yang merespon masukan data menjadi informasi sesuai dengan keinginan penerima: klasifikasi, peringkasan, pencaharian.

h.    Sasaran sistem, merupakan sesuatu yang dapat dicapai dari perpaduan input, proses, dan output yang berupa sasaran (objective) atau tujuan(goal).

i.      Control. Merupakan pengawasan dari pelaksanaan pencapaian tujuan sistem, yang berupa control input, control output dan control pengoperasian. 

        1.1.3     Konsep Dasar Informasi

Informasi merupakan kumpulan data yang telah diolah baik bersifat kualitatif maupun kuantitatif dan memiliki arti lebih luas. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu Informasi harus akurat, Tepat pada waktunya dan relevan; (Eti Rochaety, 2011)

      a)    Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa menyesatkan.

      b)    Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak bolehnterlambat.                 Informasi yang sudah using tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan                 landasan di dalam pengambilan keputusan.

     c)    Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya

1.2 Sistem Informasi

        Sistem Informasi adalah suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan.

Tujuan sistem informasi adalah untuk menyediakan dan mensistematiskan informasi yang merefleksikan seluruh kejadian atau kegiatan yang diperlukan untuk mengendalikan operasi suatu organisasi [Budihar95]. Sedangkan kegiatan yang dimaksud adalah mengambil, mengolah, menyimpan, dan menyampaikan informasi (komunikasi) yang diperlukan di dalam mengoperasikan seluruh aktifitas organisasi yang bersangkutan.

Kriteria sistem informasi merupakan variable keluaran sistem yang dianggap sebagai ukuran unjuk-kerja.kriteria umum tersebut mencakup:

a.    Debit. Jumlah data dan informasi yang mengalir (bits) per-satuan waktu.

b.    Response-time. Waktu antara event, reaksi tehadap event sampai dengan proses terhadap event selesai dilakukan.

c.    Cost. Biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh informasi dari data (makin rendah makin baik).

d.    Pemenuhan Fungsi. Fungsi-fungsi yang didefinisikan (requirements) harus dapat dijalankan sebagaimana direncanakan.

1.3 Sistem Informasi Akuntansi

         Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan suatu kerangka pengkordinasian sumber daya (data, materials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa Informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi bagi pihak – pihak yang berkepentingan.

Tujuan sistem informasi akuntansi adalah untuk menyediakan informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan yang dilaksanakan oleh aktivitas yang disebut pemroses Informasi. Sebagian dari keluaran yang diperlukan oleh pemroses informasi disediakan oleh sistem pemroses transaksi, seperti laporan keuangan dari sistem pemroses transaksi.

Siklus akuntansi secara garis besar menggambarkan proses proses pengidentifikasian bukti transaksi, pencatatan transaksi ke dalam jurnal umum (posting ke general ledger), pengelompokan bukti-bukti transaksi kedalam golongan transaksi yang sama ke dalam buku besar (ledger), meringkas bukti transaksi ke dalam nerfaca saldo (trial balance). (Lilis Puspitawati, 2014)

Gambar 2.3. Siklus Akuntansi

a.    Data Transaksi

Transaksi dapat didefinisikan sebagai aktifitas  perusahaan yang berkaitan dengan masalah ekonomi/keuangan. Aktivitas perusahaan yang berkaitan dengan masalah keuangan harus dicatatkan dalam pembukuan perusahaan yang nantinya digunakan untuk membuat laporan keuangan perusahaan. Untuk mencatat transaksi  tersebut perusahaan  harus menggunakan bukti fisik yang isinya menjelaskan bahwa pada tanggal tersebut terjadi aktivitas ekonomi beserta rincian uang yang diterima/dikeluarkan. Bukti transaksi bisa berupa faktur/invoice, kuitansi atau nota debet/kredit (Lilis Puspitawati, Sistem Informasi Akuntansi, 2014)

b.    Jurnal Umum 

Jurnal umum merupakan jurnal yang digunakan untuk mencatat setiap transaksi yang terjadi secara terperinci yang didasarkan urutan waktu terjadinya transaksi keuangan dalam suatu perusahaan ataupun organisasi. Pada dasarnya pihak suatu perusahaan bebas memilih pemakaian jenis buku jurnal yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaannya.

Contoh pencaatan dalam jurnal umum, pada 1 oktober 2014 Nona Elen  menyetor uang pribadi ke dalam perusahaan “Beauty Salon “ sebagai modal awal usaha salon sebesar Rp.5.000.000,00.

Adapun analisa transaksi tersebut adalah bahwa harta perusahaan dalam bentuk kas bertambah Rp.5.000.000,00 (debet) dan Modal bertambah sebesar Rp.5.000.000,00 (kredit).

c.    Jurnal khusus

Jurnal khusus merupakan jurnal yang dibuat ketika transaksi tertentu sering terjadi atau selalu berulang-ulang. Jurnal khusus terdiri dari:

      1. Jurnal Penerimaan Kas, merupakan jurnal yang digunakan untuk mencatat setiap penerimaan               kas pada suatu perusahaan.

      2. Jurnal Pengeluaran Kas, merupakan jurnal yang digunakan untuk mencatat setiap pengeluaran             kas pada suatu perusahaan.

      3. Jurnal Pembelian, merupakan jurnal yang digunakan untuk mencatat pembelian secara kredit.

      4. Jurnal Penjualan, merupakan jurnal yang digunakan untuk mencatat Penjualan secara kredit.

d.    Buku besar

Buku besar merupakan media untuk mengklasifikasikan akun-akun yang telah dicatat dalam jurnal ke dalam satu catatan yang sama. Setiap transaksi yang telah dicatat dalam jurnal akan diposting atau dipindahkan ke buku besar secara berkala. Buku besar merupakan dasar dalam pembuatan laporan laba/rugi maupun laporan neraca.

e.    Neraca saldo

Neraca adalah laporan yang sistematis tentang aktiva, hutang serta modal dari suiatu perusahaan pada saat tertentu. Jadi tujuan neraca adalah untuk menunjukkan posisi keuangan suatu perusahaan pada suatu tanggal tertentu, biasanya pada waktu dimana buku-buku ditutup dan ditentukan sisanya pada suatu akhir tahun fiscal atau tahun kalender, sehingga neraca sering disebut dengan balance sheet. (Drs.H.S Munawir, 2010)

f.     Jurnal Penyesuaian

Jurnal Penyesuaian merupakan jurnal yang dipergunakan untuk menyesuaikan saldo perkiraan-perkiraan dibuku besar pada akhir periode pembukuan.

g.    Kertas Kerja atau Neraca Lajur

Kertas kerja/neraca lajur merupakan form/kertas/catatan yang digunakan untuk membuat ringkasan mengenai pembukuna perusahaan yang terdiri dari kolom neraca saldo, kolom penyesuaian,kolom neraca saldo penyesuaian,kolom laporan laba rugi, dan kolom neraca.

2.4 Unified Modeling Technique (UML)

Permodelan adalah sistem perancangan sebelum melakukan pengkodean (coding). Dalam membuat program Perancangan Sistem Aplikasi Penerimaan dan pengeluaran kas dan bank pada AMIK Wahana Mandiri ini penulis menggunakan permodelan sistem dengan UML (Unified Modelling Language). Unified Modelling Language (UML) adalah sebuah “Bahasa” yang telah menjadi standar dalam industri untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan system piranti lunak. UML menawarkan sebuah standar untuk merancang model suatu sistem.

Metode permodelan Pengambangan Sistem Informasi Perputakaan Online secara umum akan digambarkan dalam use case diagram, Class Diagram, Sequence Diagram dan Activity Diagram.

2.4.1     Use Case Diagram

Use Case diagram menunjukkan sekumpulan use case, actor dan hubungannya. Diagram usecase berguna untuk menvisualisasikan, menspesifikasikan dan mendokumentasikan kebutuhan system dan merupakan pusat permodelan perilaku system, subsistem dan kelas. Use case merupakan interaksi antara actor eksternal dan system, hasil yang dapat diamati oleh actor, berorientasi pada tujuan, dideskripsikan pada diagram use case dan teks. (Sucipto S. , Konsep dan Teknik Pengembangan Sistem Berbasis Teknologi Informasi, 2011)

Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada diagram use case:

NO	GAMBAR	NAMA	KETERANGAN
1		Actor	Menspesifikasikan himpuan peran yang pengguna mainkan ketika berinteraksi dengan use case.
2		Dependency	Hubungan dimana perubahan yang terjadi pada suatu elemen  mandiri (independent) akan mempengaruhi elemen yang bergantung padanya elemen yang tidak mandiri (independent).
3		Generalization	Hubungan dimana objek anak (descendent) berbagi perilaku dan struktur data dari objek yang ada di atasnya objek induk (ancestor).
4		Include	Menspesifikasikan bahwa use case sumber secara eksplisit.
5		Extend	Menspesifikasikan bahwa use case target memperluas perilaku dari use case sumber pada suatu titik yang diberikan.
6		Association	Apa yang menghubungkan antara objek satu dengan objek lainnya.
7		System	Menspesifikasikan paket yang menampilkan sistem secara terbatas.
8		Use Case	Deskripsi dari urutan aksi-aksi yang ditampilkan sistem yang menghasilkan suatu hasil yang terukur bagi suatu aktor
9		Collaboration	Interaksi aturan-aturan dan elemen lain yang bekerja sama untuk menyediakan prilaku yang lebih besar dari jumlah dan elemen-elemennya (sinergi).
10		Note	Elemen fisik yang eksis saat aplikasi dijalankan dan mencerminkan suatu sumber daya komputasi

Tabel 2.4.1 Use Case Diagram

2.4.2     Class Diagram

Class diagram mendeskripsikan jenis-jenis objek dalam system dan berbagai hubungan statis yang terdapat diantara mereka. Diagram kelas juga menunjukkan  properti dan operasi sebuah kelas dan batasan-batasan yang terdapat dalam hubungan – hubungan objek tersebut.

Class diagram menggambarkan struktur dan deskripsi class, package dan objek beserta hubungan satu sama lain seperti containment, pewaris, asosiasi, dan lain-lain (Yuni Sugiarti S. M., 2013).

Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada class diagram:

NO	GAMBAR	NAMA	KETERANGAN
1		Generalization	Hubungan dimana objek anak (descendent) berbagi perilaku dan struktur data dari objek yang ada di atasnya objek induk (ancestor).
2		Nary Association	Upaya untuk menghindari asosiasi dengan lebih dari 2 objek.
3		Class	Himpunan dari objek-objek yang berbagi atribut serta operasi yang sama.
4		Collaboration	Deskripsi dari urutan aksi-aksi yang ditampilkan sistem yang menghasilkan suatu hasil yang terukur bagi suatu aktor
5		Realization	Operasi yang benar-benar dilakukan oleh suatu objek.
6		Dependency	Hubungan dimana perubahan yang terjadi pada suatu elemen mandiri (independent) akan mempegaruhi elemen yang bergantung padanya elemen yang tidak mandiri
7		Association	Apa yang menghubungkan antara objek satu dengan objek lainnya

Tabel 2.4.2 Class Diagram

2.4.3     Sequence Diagram

Diagram sequence menggambarkan kelakuan/prilaku objek pada use case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dan message yang dikirimkan dan diterima antar objek. Oleh karena itu untuk menggambar diagram sequence maka harus diketahui objek-objek yang terlibat dalam sebuah use case beserta metode-metode yang dimiliki kelas yang diinstansiasi menjadi objek itu (Yuni Sugiarti S. M., 2013).

Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada sequence diagram:

NO	GAMBAR	NAMA	KETERANGAN
1		LifeLine	Objek entity, antarmuka yang saling berinteraksi.
2		Message	Spesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi
3		Message	Spesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi

Tabel 2.4.3 Sequence Diagram

2.4.4     Activity Diagram

Activity diagrams menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam system yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses parallel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi.

Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada Activity diagram:

NO	GAMBAR	NAMA	KETERANGAN
1		Actifity	Memperlihatkan bagaimana masing-masing kelas antarmuka saling berinteraksi satu sama lain
2		Action	State dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi
3		Initial Node	Bagaimana objek dibentuk atau diawali.
4		Actifity Final Node	Bagaimana objek dibentuk dan dihancurkan
5		Fork Node	Satu aliran yang pada tahap tertentu berubah menjadi beberapa aliran

Tabel 2.4.4 Activity Diagram

2.5     Metode Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem dilaksanakan melalui tahapan-tahapan yang dilakukan oleh analis, setelah menganalisa dapat menggunakan metode pengembangan sistem dengan fasilitas yang menggunakan alat-alat (tools), teknologi yang dibutuhkan. Analis sistem (Systems Analyst) adalah orang yang menganalisis sistem (mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan.

2.6     Pengenalan Basis Data

Basisdata adalah kumpulan data (elementer) yang secara logic berkaitan dalam mempresentasikan fenomena/fakta secara terstruktur dalam domain tertentu untuk mendukung aplikasi pada system tertentu. Basisdata adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang merefleksikan fakta-fakta yang terdapat di organisasi.

Basisdata mendeskripsikan state organisasi/perusahaan/system. Saat satu kejadian muncul di dunia nyata mengubah state organisasi/perusahaan/system maka satu perubahan pun harus dilakukan terhadap data yang disimpan di basisdata. Basisdata merupakan komponen utama system informasi karena semua informasi untuk pengambilan keputusan berasal dari data di basisdata. Pengelolaan basisdata yang buruk dapat dapat mengakibatkan ketidaktersediaan data penting yang digunakan untuk menghasilkan informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan (Bambang Hariyanto).

2.7     Teori Pendukung Judul

          2.7.1     Laporan Penerimaan Kas

Dalam perusahaan, penerimaan kas dapat berupa uang tunai ataupun berupa cek atau giro bilyet. Apabila perusahaan menerima uang tunai maka uang tunai akan dihitung terlebih dahulu secara manual oleh bagian penerimaan kas/kasir, selanjutnya bagian penerimaan kas akan menginput data penerimaan uang tersebut kedalam proses komputer untuk kemudian disimpan didatabase penerimaan kas, output dari pemrosesan ini adalah dihasilkannya laporan penerimaan kas (Lilis Puspitawati, Sistem Informasi Akuntansi, 2014).

Laporan penerimaan kas bersama bukti penerimaan kas tersebut untuk selanjutnya akan diserahkan bagian jurnal untuk dicatatkan dalam buku besar kemudian diarsipkan. Uang kas yang diterima untuk selanjutnya disetorkan ke bank bersama bukti setoran yang telah dipersiapkan sebelumnya oleh bagian pemeriksa kas.

          2.7.2     Laporan Pengeluaran Kas

Siklus pengolahan transaksi pengeluaran kas menggambarkan aktivitas dikeluarkannya uang kas perusahaan untuk melakukan pembelian persediaan barang/jasa, atau melakukan pembayaran yang berkaitan dengan biaya operasional perusahaan, misalnya membayar gaji pegawai.

Pengeluaran kas yang berkaitan pembelian barang/jasa biasanya dilakukan untuk membayar utang dagang perusahaan kepada pemasok. Sistem pengeluaran kas dirancang dengan tujuan adanya pengendalian internal terhadap aktivitas pengeluaran kas. Untuk pengeluaran kas yang jumlahnya relatif besar, maka biasanya perusahaan menggunakan cek. Sedangkan untuk pengeluaran kas yang relatif kecil perusahaan dapat mempergunakan uang tunai/kas. Uang tunai biasanya digunakan untuk melakukan pembayaran  materai/perangko, biaya transport, biaya pengiriman paket/dokumen dan lain sebagainya.

          2.7.3     Kas Kecil

Kas kecil merupakan sejumlah uang kas atau uang tunai yang disediakan perusahaan ataupun organisasi-organisasi untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis apabila dibayar dengan cek. Seperti pembelian materai, uang transport ataupun perlengkapan.

Setiap kas kecil digunakan atau dibayarkan, bagian administrasi yang menangani kas kecil akan mencatat setiap rincian pembayaran pada masing masing voucher (patty cash voucher) dan diberi nomer voucher berurutan sesuai tanggal transaksi yang kemudian ditandatangani oleh bagian admin dan pihak yang menerima pembayaran.

            Setiap akhir periode pemegang kas kecil harus mampu mempertanggung jawabkan semua pemakaian pengeluaran kas kecil maupun penerimaan kas kecil. Pertanggung Jawaban ini bisa berupa buku pengeluaran maupun pemasukan kas kecil beserta bukti-buktinya seperti voucher, kwitansi, cek dan sebagainya. Pengadaan pemeriksa kas kecil juga penting dengan cara melakukan perhitungan uang fisik berita acara pemeriksaan kas kas kecil Setiap harinya. Dalam berita acara pemeriksaan kas kecil (cash opnmae) tersebut terdapat tabel perincian saldo kas kecil pada saat pemeriksaan dan perincian saldo anggaran diluar kas kecil.

Dalam pemeriksaan dana kas kecil sering terjadi selisih antara catatan buku kas kecil dengan perhitungan secara fisik, hal ini disebabkan karena;

1.    Kesalahan pencatatan

2.    Adanya pembayaran yang dibulatkan ke bawah atau keatas

3.    Uang palsu

4.    Kehilangan akibat kekeliruan saat mengadakan transaksi

5.    Sebab-sebab lain yang sama sekali tidak diketahui

2.7.4     PHP

Bahasa pemrograman PHP merupakan bahasa pemrograman untuk membuat website yang bersifat server-side scripting. PHP dapat dijalankan dalam berbagai macam sistem operasi seperti windows, linux, dan Mac OS. Selain apache, PHP juga mendukung beberapa web server lain, seperti Microsoft  IIS, Caudium, dan PWS.

PHP dapat memanfaatkan database untuk menghasilkan halaman yang dinamis. Sistem manajemen databse yang sering digunakan bersama PHP adalah MySQL. Sama seperti web server lainnya, PHP juga bersifat open source sehingga setiap orang dapat menggunakannya dengan gratis (Komputer, Sistem Informasi Penjualan Online Untuk Tugas Akhir, 2014). Pemrograman PHP sangat cocok dikembangkan dalam lingkungan web, karena PHP bisa diletakkan pada script HTML atau sebaliknya. PHP dikhususkan untuk pengembangan web dinamis.

2.7.5     MySQL

Pada perkembangannya, MySQL disebut juga SQL yang merupakan singkatan Structured Query Language. SQL merupakan bahasa terstruktur yang khusus digunakan untuk mengolah database. MySQL dapat digunakan untuk membuat dan mengolah database beserta isinya. Anda dapat memanfaatkan MySQL untuk menambahkan, mengubah, dan menghapus data yang berada dalam database.

MySQL merupakan system manajemen database yang bersifat relational. Artinya, data yang dikelola dalam databse akan diletakkan pada beberapa tabel yang terpisah sehingga memanipulasi data akan menjadi lebih cepat (Komputer, Sistem Informasi Penjualan Online Untuk Tugas Akhir, 2014).

2.7.6     Apache

Apache adalah merupakan web server yang bersifat open source yang digunakan oleh PHP. Karna sifatnya yang open source, sehingga bisa diambil, digunakan, bahkan bisa mengubah kode programnya tanpa harus membayar. Apache bertugas untuk menampilkan hasil proses script PHP yang ditulis oleh pembuat halaman web, sehingga dihasilkan halaman web yang benar dan dapat juga suatu database diakses terlebih dahulu misalnya MySQL, untuk mendukung halaman web yang dihasilkan. (Buana, 2014)

2.7.7     Dreamweaver

Dreamweaver merupakan salah satu program aplikasi yang digunakan untuk membuat dan membangun sebuah website, baik secara grafis maupun dengan menuliskan kode sumber secara langsung.

Adobe dreamweaver memudahkan pengembang website untuk mengelola halaman-halaman website dan aset-aset yang ada dalam website itu sendiri. Aset-aset yang ada dalam website antara lain gambar (image), animasi flash, video, suara, dan lain sebagainya. Selain itu, Adobe dreamweaver juga menyediakan fasilitas untuk melakukan pemrograman scripting, seperti ASP (Active Server Page), JSP (Java Server Page), PHP (Hypertext Preprocessor), Javascripts, ColdFusion, CSS (Cascading Style Sheet), XML, dan lain sebagainya (Komputer, 2014)